Tính Năng "Breakout Rooms" Mới Trên Zoom – Cách Dùng Hiệu Quả

Vậy Breakout Rooms trên Zoom là gì, làm thế nào để sử dụng tính năng này một cách hiệu quả, và tại sao nó lại trở thành một công cụ không thể thiếu trong các cuộc họp trực tuyến? Cùng khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây!

Breakout Rooms Là Gì?

Breakout Rooms là một tính năng tiên tiến trên Zoom cho phép người tổ chức cuộc họp chia một cuộc họp chính thành các phòng nhỏ hơn, gọi là phòng phụ (Breakout Rooms). Trong những phòng này, người tham gia có thể thảo luận, trao đổi với nhau một cách riêng biệt mà không bị gián đoạn bởi những cuộc thảo luận chung của toàn thể cuộc họp. Điều này giúp tăng tính tương tác và hiệu quả làm việc nhóm trong các cuộc họp hoặc lớp học trực tuyến.

Điều đặc biệt là người tổ chức có thể tạo nhiều Breakout Rooms đồng thời và phân bổ người tham gia vào các phòng này một cách linh hoạt, từ đó nâng cao khả năng quản lý và theo dõi nội dung cuộc họp. Người tổ chức cũng có thể tham gia vào bất kỳ phòng nào để kiểm tra tiến độ và hỗ trợ các nhóm trong quá trình thảo luận.

Lợi Ích Của Tính Năng Breakout Rooms Trên Zoom

Tính năng Breakout Rooms mang lại nhiều lợi ích không chỉ cho người tổ chức mà còn cho người tham gia. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

• Tăng Cường Sự Tương Tác: Với Breakout Rooms, người tham gia có thể thảo luận, trao đổi thông tin và ý tưởng với các nhóm nhỏ. Điều này giúp tránh tình trạng "im lặng" trong các cuộc họp lớn, nơi một số người có thể cảm thấy ngại ngùng khi phát biểu trước đám đông.

• Cải Thiện Quy Trình Học Tập: Trong môi trường học trực tuyến, việc chia nhỏ học viên thành các nhóm nhỏ giúp học sinh hoặc sinh viên có cơ hội tham gia vào các hoạt động nhóm, thảo luận chuyên sâu và làm việc nhóm hiệu quả hơn.

• Tăng Cường Quản Lý Cuộc Họp: Người tổ chức có thể dễ dàng kiểm soát cuộc họp bằng cách theo dõi các nhóm riêng biệt, tham gia vào các phòng phụ để hỗ trợ hoặc kiểm tra tiến độ thảo luận. Điều này giúp người tổ chức dễ dàng điều chỉnh và duy trì sự tập trung cho cuộc họp.

• Tiết Kiệm Thời Gian: Thay vì phải tổ chức nhiều cuộc họp riêng biệt, Breakout Rooms cho phép người tổ chức chia nhỏ cuộc họp chính thành các phần nhỏ hơn, từ đó giảm thiểu thời gian và chi phí tổ chức.

• Chia Sẻ Tài Nguyên Dễ Dàng: Các nhóm có thể chia sẻ tài liệu và thông tin trong phòng họp nhỏ của mình mà không làm gián đoạn cuộc họp chính. Điều này giúp tối ưu hóa việc chia sẻ tài liệu và thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên.

Cách Sử Dụng Tính Năng Breakout Rooms Trên Zoom

Bước 1: Bật Tính Năng Breakout Rooms

Để sử dụng tính năng Breakout Rooms, người tổ chức cần bật tính năng này trong phần cài đặt tài khoản Zoom. Đây là một bước quan trọng để đảm bảo tính năng này được kích hoạt cho tất cả các cuộc họp.

• Đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn.

• Trên thanh công cụ, chọn “Settings” (Cài đặt).

• Tại phần “Meeting” (Cuộc họp), tìm kiếm tính năng “Breakout Room”.

• Bật tính năng “Allow host to split meeting into breakout rooms” (Cho phép người tổ chức chia cuộc họp thành các phòng phụ).

• Lưu các thay đổi và thoát khỏi cài đặt.

Bước 2: Tạo Breakout Rooms Trong Cuộc Họp

Khi cuộc họp đã bắt đầu, bạn có thể chia cuộc họp thành các phòng phụ để thảo luận. Đây là các bước chi tiết để tạo Breakout Rooms:

+ Trong khi cuộc họp đang diễn ra, hãy tìm và nhấp vào nút "Breakout Rooms" ở thanh công cụ của Zoom.

+ Một cửa sổ pop-up sẽ hiện ra yêu cầu bạn chọn số lượng phòng mà bạn muốn tạo. Bạn có thể tạo tối đa 50 phòng trong một cuộc họp.

• Tự động phân chia: Zoom sẽ tự động phân bổ người tham gia vào các phòng theo tỷ lệ đều.

• Phân chia thủ công: Người tổ chức có thể tự phân bổ người tham gia vào từng phòng phụ, giúp kiểm soát nhóm tốt hơn.

+ Sau khi đã chọn cách phân chia, nhấn “Create Rooms” (Tạo phòng). Các phòng sẽ được tạo ra và sẵn sàng để người tham gia vào.

Bước 3: Quản Lý Breakout Rooms

Khi các phòng phụ đã được tạo, người tổ chức có thể làm các thao tác sau để quản lý và theo dõi cuộc thảo luận trong từng phòng:

• Tham gia vào phòng phụ: Người tổ chức có thể tham gia bất kỳ phòng nào để giám sát và hỗ trợ các nhóm. Đây là cách để người tổ chức kiểm tra tiến độ thảo luận và can thiệp khi cần thiết.

• Gửi thông báo: Người tổ chức có thể gửi thông báo đến tất cả các phòng cùng lúc bằng tính năng Broadcast Message to All Rooms. Đây là công cụ hữu ích khi bạn cần thông báo thời gian còn lại hoặc cập nhật chung cho tất cả nhóm.

• Tạm dừng hoặc kết thúc: Người tổ chức có thể tạm dừng các Breakout Rooms để tham gia cuộc họp chính. Khi cần, bạn cũng có thể kết thúc tất cả các phòng phụ và đưa người tham gia quay lại cuộc họp chính để thảo luận kết quả.

Bước 4: Kết Thúc Và Quay Lại Cuộc Họp Chính

Khi thời gian thảo luận trong các phòng đã kết thúc, người tổ chức có thể đóng các Breakout Rooms và đưa người tham gia quay lại phòng chính. Việc này sẽ giúp tổng kết các ý tưởng hoặc thảo luận của các nhóm và tiếp tục cuộc họp chính. Người tổ chức cũng có thể tóm tắt các điểm nổi bật từ các cuộc thảo luận nhóm trước khi kết thúc cuộc họp.

Một Số Mẹo Khi Sử Dụng Breakout Rooms

Để sử dụng tính năng Breakout Rooms một cách hiệu quả, dưới đây là một số mẹo mà bạn có thể áp dụng:

• Chuẩn Bị Nội Dung Thảo Luận: Trước khi bắt đầu, người tổ chức nên chuẩn bị trước các câu hỏi hoặc chủ đề thảo luận cho các nhóm nhỏ để giúp người tham gia dễ dàng bắt đầu cuộc thảo luận.

• Quản Lý Thời Gian: Cần phải thiết lập thời gian hợp lý cho mỗi Breakout Room, tránh trường hợp các nhóm không có đủ thời gian để thảo luận hoặc cuộc họp kéo dài quá lâu.

• Cung Cấp Hướng Dẫn Rõ Ràng: Trước khi chia nhóm, người tổ chức nên cung cấp các hướng dẫn chi tiết về mục tiêu và nội dung cuộc thảo luận cho các nhóm. Điều này giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian.

• Khuyến Khích Tính Tự Quản: Khuyến khích các nhóm tự quản lý và tạo cơ hội cho mỗi thành viên đóng góp ý tưởng, điều này sẽ giúp cuộc họp trở nên sinh động hơn và khuyến khích sự sáng tạo.

Tính năng Breakout Rooms trên Zoom là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ trong việc tối ưu hóa cuộc họp trực tuyến, giúp người tham gia dễ dàng thảo luận, chia sẻ ý tưởng và làm việc nhóm hiệu quả. Bằng cách sử dụng tính năng này một cách hợp lý, người tổ chức có thể quản lý và điều hành các cuộc họp lớn một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Hãy thử ngay tính năng Breakout Rooms trong cuộc họp tiếp theo và khám phá những lợi ích mà nó mang lại. Việc sử dụng Breakout Rooms sẽ giúp bạn tổ chức những cuộc họp trực tuyến đầy tương tác, hiệu quả và dễ dàng quản lý hơn bao giờ hết!