Cách tạo phòng họp Zoom cố định cho công ty

Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tạo một phòng họp Zoom cố định – hay còn gọi là Personal Meeting Room – để sử dụng nhiều lần mà không cần tạo link mới mỗi lần họp. Việc tạo phòng họp cố định không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, đồng bộ trong cách vận hành của doanh nghiệp.

Phòng họp Zoom cố định là gì và tại sao công ty cần sử dụng?

Phòng họp Zoom cố định, hay còn gọi là Personal Meeting Room (PMR), là một không gian họp trực tuyến gắn liền với tài khoản Zoom của người dùng. Mỗi tài khoản Zoom đều được cấp một Personal Meeting ID (PMI) – một mã số cố định để tạo ra một phòng họp cố định cho công ty, giúp bạn có thể tổ chức nhiều cuộc họp mà không cần tạo lại đường link mới mỗi lần.

Phòng họp cố định mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Đầu tiên, nó giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tạo và chia sẻ link mỗi lần tổ chức cuộc họp. Thay vì phải tạo mới link cho từng cuộc họp, bạn chỉ cần gửi đi một đường link cố định cho tất cả các cuộc họp tiếp theo.

Không chỉ tiện lợi, việc sử dụng phòng họp cố định còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tính tổ chức cao. Các cuộc họp thường xuyên của công ty như họp giao ban, cuộc họp ban giám đốc, cuộc họp báo cáo sẽ trở nên dễ dàng hơn khi có một phòng họp với link cố định. Điều này cũng giúp giảm thiểu nhầm lẫn trong việc gửi link và thời gian tham gia của các thành viên.

Ngoài ra, Zoom cung cấp nhiều tính năng bảo mật như phòng chờ (waiting room) và yêu cầu mật khẩu để tham gia cuộc họp, giúp tăng cường tính an toàn cho các cuộc họp quan trọng của công ty.

Hướng dẫn cách tạo phòng họp Zoom cố định cho công ty

Để thiết lập một phòng họp Zoom cố định cho công ty, bạn cần thực hiện một vài bước đơn giản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Zoom

Trước tiên, bạn cần có một tài khoản Zoom. Nếu công ty bạn chưa có tài khoản Zoom, bạn có thể đăng ký tài khoản miễn phí tại Zoom. Tuy nhiên, để sử dụng tính năng phòng họp cố định một cách tối ưu, bạn nên sử dụng tài khoản Zoom Pro (trả phí), vì tài khoản miễn phí có giới hạn về thời gian họp.

Sau khi đăng ký hoặc đăng nhập thành công, bạn sẽ được chuyển đến giao diện chính của Zoom.

Bước 2: Truy cập vào mục “Personal Meeting Room”

Khi đã đăng nhập thành công, bạn vào phần "Meetings" trong menu bên trái. Tại đây, bạn sẽ thấy mục "Personal Room". Đây là nơi để bạn tạo và quản lý phòng họp cố định của mình.

Phòng họp cố định của bạn sẽ có một Personal Meeting ID (PMI) duy nhất. Đây là mã số sẽ được sử dụng cho tất cả các cuộc họp trong tương lai mà bạn tổ chức. Nếu công ty bạn có nhiều bộ phận hoặc phòng ban, mỗi phòng ban có thể có một tài khoản Zoom riêng để tạo các phòng họp cố định.

Bước 3: Cài đặt tùy chọn cho phòng họp

Trong mục "Personal Meeting Room", bạn sẽ thấy các cài đặt cho phòng họp của mình. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh các tính năng như:

• Cài đặt mật khẩu cho phòng họp: Để đảm bảo an toàn cho các cuộc họp, bạn có thể yêu cầu mọi người tham gia phải nhập mật khẩu khi vào phòng.

• Phòng chờ (Waiting Room): Đây là tính năng giúp bạn kiểm soát ai có thể tham gia cuộc họp. Chỉ những người được chấp nhận mới có thể vào phòng.

• Bật/tắt video và âm thanh khi vào phòng: Bạn có thể cài đặt cho phép hoặc không cho phép video và âm thanh tự động bật khi người tham gia vào phòng họp.

• Tự động ghi lại cuộc họp: Nếu muốn ghi lại cuộc họp, bạn có thể bật tính năng tự động ghi âm và ghi hình.

Bước 4: Chia sẻ link phòng họp

Sau khi đã cài đặt phòng họp cố định, bạn sẽ nhận được đường link cố định của phòng họp, thường có dạng: https://zoom.us/j/{Personal Meeting ID}. Đây là đường link mà bạn sẽ gửi cho những người tham gia.

Để đảm bảo mọi người tham gia đúng phòng họp, bạn có thể thêm link này vào chữ ký email, nhóm chat công ty, lịch làm việc hoặc gửi qua các nền tảng giao tiếp như Slack, Microsoft Teams. Điều này giúp các thành viên dễ dàng nhận biết và tham gia vào phòng họp khi đến giờ.

Bước 5: Lên lịch họp định kỳ

Nếu công ty bạn có các cuộc họp định kỳ, bạn có thể lên lịch các cuộc họp trong Zoom và liên kết chúng với Personal Meeting Room. Mỗi lần bạn tạo lịch cho cuộc họp, bạn chỉ cần chọn Personal Room thay vì tạo một phòng họp mới. Điều này giúp tất cả các cuộc họp định kỳ có một đường link cố định và dễ dàng theo dõi.

Việc tạo phòng họp Zoom cố định là một giải pháp hiệu quả giúp công ty bạn tổ chức các cuộc họp trực tuyến một cách chuyên nghiệp, dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Đặc biệt, với các tính năng bảo mật và quản lý người tham gia, phòng họp Zoom cố định sẽ giúp tăng cường sự an toàn cho các cuộc họp quan trọng. Bạn chỉ cần thực hiện các bước cài đặt đơn giản và có thể sử dụng một đường link duy nhất cho tất cả các cuộc họp trong tương lai.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin và hướng dẫn chi tiết để tạo phòng họp Zoom cố định cho công ty của mình. Nếu bạn cần thêm bất kỳ hỗ trợ nào về việc sử dụng Zoom hoặc các công cụ họp trực tuyến khác, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.