Cách đặt mật khẩu cho phòng họp Zoom

Một trong những biện pháp bảo mật dễ dàng và hiệu quả nhất chính là đặt mật khẩu cho phòng họp Zoom. Việc này giúp phòng tránh các cuộc tấn công không mong muốn, bảo vệ thông tin trong các cuộc họp khỏi sự xâm nhập trái phép.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách đặt mật khẩu cho phòng họp Zoom để bảo vệ các cuộc họp trực tuyến của bạn an toàn tuyệt đối.

Tại sao cần đặt mật khẩu cho phòng họp Zoom?

Khi bạn tổ chức một cuộc họp trực tuyến qua Zoom, việc bảo vệ không gian cuộc họp của mình là điều cực kỳ quan trọng. Nếu không có mật khẩu, bất kỳ ai có liên kết cuộc họp đều có thể tham gia mà không cần sự kiểm tra. Điều này mở ra cơ hội cho những người không mời tham gia cuộc họp và gây ra các sự cố không mong muốn, ví dụ như “Zoombombing” – hành vi xâm nhập và quấy rối các cuộc họp.

Đặt mật khẩu cho phòng họp Zoom giúp bạn:

• Bảo vệ cuộc họp khỏi sự xâm nhập: Chỉ những người có mật khẩu mới có thể tham gia, giúp ngăn chặn các đối tượng không mong muốn.

• Kiểm soát người tham gia: Mật khẩu giúp bạn xác định và kiểm tra ai có quyền tham gia cuộc họp.

• Bảo mật thông tin trong cuộc họp: Việc cài mật khẩu đảm bảo rằng các thông tin và tài liệu quan trọng trong cuộc họp chỉ được chia sẻ với những người có quyền truy cập.

Vì vậy, việc đặt mật khẩu cho cuộc họp Zoom là một bước không thể thiếu trong việc bảo vệ cuộc họp của bạn.

Cách tạo mật khẩu cho phòng họp Zoom

Bây giờ, chúng ta sẽ cùng đi qua các bước để đặt mật khẩu cho phòng họp Zoom khi lên lịch cuộc họp hoặc thay đổi cài đặt mật khẩu cho cuộc họp đã lên lịch.

Đặt mật khẩu khi lên lịch cuộc họp

• Đăng nhập vào tài khoản Zoom: Truy cập vào trang web Zoom hoặc mở ứng dụng Zoom trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản của bạn.

• Tạo cuộc họp mới: Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy một lựa chọn để “Schedule a New Meeting” (Lên lịch cuộc họp mới). Chọn vào đó để bắt đầu tạo cuộc họp mới.

• Kích hoạt mật khẩu cho cuộc họp: Trong phần cài đặt cuộc họp, bạn sẽ thấy mục "Require meeting password" (Yêu cầu mật khẩu cuộc họp). Chọn hộp này để bật tính năng mật khẩu.

• Cài đặt mật khẩu: Bạn sẽ thấy một ô nhập mật khẩu, nơi bạn có thể tự tạo mật khẩu cho cuộc họp. Hãy tạo mật khẩu mạnh, bao gồm chữ cái hoa, chữ cái thường, số và ký tự đặc biệt để đảm bảo tính bảo mật.

• Lưu và chia sẻ mật khẩu: Sau khi cài đặt mật khẩu, bạn nhấn “Save” để lưu các thay đổi. Sau đó, bạn có thể chia sẻ mật khẩu này qua email hoặc tin nhắn với những người tham gia hợp lệ.

Đặt mật khẩu cho cuộc họp đã lên lịch

Nếu bạn đã tạo cuộc họp nhưng quên đặt mật khẩu hoặc muốn thay đổi mật khẩu, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Đăng nhập vào Zoom: Vào tài khoản Zoom của bạn như bình thường.

• Tìm cuộc họp đã lên lịch: Vào phần “Meetings” (Cuộc họp) và tìm cuộc họp mà bạn đã lên lịch trước đó.

• Chỉnh sửa cuộc họp: Nhấp vào cuộc họp và chọn “Edit this Meeting” (Chỉnh sửa cuộc họp này).

• Kích hoạt mật khẩu: Trong phần “Meeting Options” (Tùy chọn cuộc họp), chọn “Require meeting password” và nhập mật khẩu mới cho cuộc họp.

• Lưu thay đổi: Nhấn “Save” để lưu các thay đổi. Bạn có thể chia sẻ mật khẩu mới với các thành viên tham gia qua các phương tiện an toàn.

Các lưu ý khi tạo mật khẩu cho phòng họp Zoom

Để đảm bảo mật khẩu của bạn đủ mạnh và bảo vệ được cuộc họp khỏi sự xâm nhập, bạn cần lưu ý những điều sau:

Mật khẩu phải đủ mạnh

Để bảo vệ cuộc họp của bạn, mật khẩu cần phải mạnh và khó đoán. Hãy sử dụng:

• Tối thiểu 8 ký tự.

• Kết hợp giữa chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.

• Tránh dùng các từ dễ đoán như tên, ngày sinh, hoặc thông tin cá nhân.

+ Không sử dụng mật khẩu mặc định: Zoom cung cấp mật khẩu mặc định cho mỗi cuộc họp. Tuy nhiên, mật khẩu này có thể dễ dàng bị đoán ra hoặc bị lộ nếu không thay đổi. Hãy luôn tùy chỉnh mật khẩu cho mỗi cuộc họp để đảm bảo an toàn.

+ Chia sẻ mật khẩu an toàn: Khi bạn đã tạo mật khẩu cho cuộc họp, hãy nhớ rằng việc chia sẻ mật khẩu an toàn là rất quan trọng. Bạn nên gửi mật khẩu qua các phương tiện riêng tư và bảo mật như email mã hóa hoặc tin nhắn an toàn, tránh chia sẻ qua các kênh công khai như mạng xã hội hay tin nhắn không bảo mật.

Các biện pháp bảo mật bổ sung trong Zoom

Ngoài việc cài đặt mật khẩu, Zoom còn cung cấp nhiều tính năng bảo mật khác mà bạn có thể sử dụng để bảo vệ cuộc họp của mình:

• Phòng chờ (Waiting Room): Khi bật tính năng “Waiting Room”, người tham gia sẽ không thể vào cuộc họp ngay lập tức mà phải chờ sự phê duyệt từ người tổ chức. Tính năng này giúp bạn kiểm soát ai được phép tham gia cuộc họp và ngăn chặn những người không mong muốn.

• Khóa cuộc họp (Lock Meeting): Sau khi tất cả các thành viên đã tham gia, bạn có thể khóa cuộc họp để ngừng việc người khác tham gia. Điều này giúp bảo vệ cuộc họp khỏi sự xâm nhập sau khi cuộc họp đã bắt đầu.

• Giới hạn quyền chia sẻ màn hình và trò chuyện: Hạn chế quyền chia sẻ màn hình và trò chuyện giúp ngăn ngừa việc người tham gia gửi các thông tin không mong muốn trong cuộc họp. Bạn có thể chỉ cho phép người tổ chức thực hiện các hành động này.

• Cập nhật phần mềm Zoom thường xuyên: Để bảo vệ cuộc họp của bạn khỏi các lỗ hổng bảo mật, hãy chắc chắn rằng bạn luôn sử dụng phiên bản mới nhất của Zoom. Zoom thường xuyên phát hành các bản cập nhật vá các lỗi bảo mật và cải thiện tính năng.

Lợi ích của việc sử dụng mật khẩu trong Zoom

Việc sử dụng mật khẩu trong Zoom mang lại rất nhiều lợi ích:

• Bảo mật cao hơn: Ngăn chặn sự xâm nhập của các đối tượng không mong muốn vào cuộc họp.

• Kiểm soát người tham gia: Bạn có thể kiểm tra và đảm bảo rằng chỉ những người có quyền mới có thể tham gia.

• Bảo vệ thông tin: Giữ an toàn cho các thông tin và tài liệu quan trọng trong cuộc họp.

Đặt mật khẩu cho phòng họp Zoom là một trong những bước quan trọng nhất để bảo vệ các cuộc họp trực tuyến của bạn. Nó không chỉ giúp bảo mật thông tin mà còn giúp bạn kiểm soát người tham gia. Hãy luôn tạo mật khẩu mạnh, chia sẻ chúng một cách an toàn và sử dụng các tính năng bảo mật bổ sung của Zoom để bảo vệ cuộc họp của bạn khỏi các nguy cơ không mong muốn.

Nếu bạn thực hiện đầy đủ các biện pháp bảo mật này, bạn sẽ có thể yên tâm tổ chức các cuộc họp trực tuyến mà không lo lắng về vấn đề bảo mật. Đừng quên luôn theo dõi và cập nhật phần mềm Zoom của mình để cuộc họp luôn được bảo vệ ở mức độ an toàn cao nhất.