So sánh Microsoft Teams và Zoom: Tính năng, giá cả và trải nghiệm người dùng

Trong bối cảnh đó, việc lựa chọn nền tảng giao tiếp phù hợp trở thành quyết định chiến lược có ảnh hưởng lớn đến năng suất lao động, trải nghiệm nhân sự và hiệu quả quản trị. Hai công cụ nổi bật nhất hiện nay trong lĩnh vực hội họp và cộng tác trực tuyến chính là Microsoft Teams và Zoom. Mỗi nền tảng có những ưu điểm riêng, phù hợp với những mô hình tổ chức khác nhau.

Vậy đâu là giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp năm 2025? Hãy cùng phân tích chi tiết các khía cạnh bao gồm tính năng, chi phí, trải nghiệm người dùng, khả năng tích hợp, bảo mật và khả năng hỗ trợ phát triển tổ chức để có cái nhìn rõ ràng hơn.

Khả năng hội họp và tính năng cộng tác: Đâu là thế mạnh nổi bật?

Cả Microsoft Teams và Zoom đều cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản của một nền tảng hội họp trực tuyến hiện đại: gọi video/âm thanh, chia sẻ màn hình, trò chuyện trực tiếp, bảng trắng kỹ thuật số (whiteboard), chia phòng họp nhỏ (breakout rooms), ghi lại cuộc họp, nền ảo, lọc tiếng ồn, và nhiều tính năng hỗ trợ làm việc nhóm khác.

Tuy nhiên, Zoom lại đặc biệt nổi bật với ưu điểm vượt trội về chất lượng âm thanh và hình ảnh ổn định, kể cả trong điều kiện mạng yếu. Điều này khiến Zoom được ưa chuộng bởi các tổ chức giáo dục, các đơn vị tổ chức webinar, hội thảo trực tuyến quy mô lớn. Các công cụ như Zoom Webinar, Zoom Events, khả năng chia phòng breakout linh hoạt, phát trực tiếp lên YouTube/Facebook giúp Zoom trở thành lựa chọn số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện online.

Ngược lại, Microsoft Teams lại thể hiện vai trò không chỉ là một nền tảng họp trực tuyến, mà còn là công cụ cộng tác toàn diện. Là một phần của bộ công cụ Microsoft 365, Teams cho phép tích hợp trực tiếp Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Planner, Outlook,... Điều này giúp người dùng vừa tham gia cuộc họp, vừa chỉnh sửa tài liệu, giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ ngay trong cùng một nền tảng, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc nội bộ.

Teams đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có tính chất dự án, cần quản lý nhiều nhóm làm việc cùng lúc, nơi mà việc quản trị công việc, phân quyền, và chia sẻ tài nguyên nội bộ là ưu tiên hàng đầu.

Trải nghiệm người dùng: Zoom đơn giản, Teams toàn diện

Một trong những điểm then chốt khi lựa chọn nền tảng là trải nghiệm người dùng – bao gồm giao diện, mức độ dễ sử dụng và khả năng tiếp cận đối với người mới. Zoom được đánh giá rất cao nhờ giao diện trực quan, thao tác nhanh, thiết lập cuộc họp dễ dàng chỉ với vài cú nhấp chuột. Đây là lý do vì sao Zoom có mặt ở hầu hết các trường học, tổ chức giáo dục, doanh nghiệp vừa và nhỏ với người dùng không chuyên công nghệ.

Trong khi đó, Microsoft Teams lại có thiết kế phức tạp hơn do tích hợp nhiều tính năng trong cùng một giao diện. Điều này đôi khi khiến người mới cảm thấy "quá tải". Tuy nhiên, sau một thời gian sử dụng, người dùng sẽ nhận ra sự tiện lợi trong việc tổ chức không gian làm việc theo từng kênh (channel), nhóm dự án, phòng ban và khả năng quản trị tài liệu – điều mà Zoom hiện vẫn còn hạn chế.

Nếu Zoom là công cụ lý tưởng để giao tiếp nhanh chóng, thì Teams lại là môi trường làm việc số toàn diện, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn hoặc các tổ chức đã quen với hệ sinh thái Microsoft.

Chi phí và giá trị đầu tư: Zoom hay Microsoft Teams tiết kiệm hơn?

Zoom và Microsoft Teams đều có phiên bản miễn phí, nhưng giới hạn về tính năng. Zoom bản free giới hạn thời lượng 40 phút cho các cuộc họp nhóm, tối đa 100 người tham gia. Trong khi đó, Microsoft Teams bản miễn phí có thời lượng không giới hạn nhưng cũng giới hạn một số tính năng nâng cao.

Zoom trả phí bắt đầu từ khoảng 14.99 USD/tháng/người dùng (gói Pro), với các tùy chọn cao hơn như Business, Business Plus và Enterprise dành cho tổ chức lớn, hỗ trợ từ 100 – 1000 người tham gia cuộc họp, ghi âm đám mây, phân tích dữ liệu, quản lý vai trò, tên miền riêng, v.v.

Microsoft Teams trả phí thường được đóng gói kèm trong bộ Microsoft 365 Business. Gói cơ bản như Microsoft 365 Business Basic chỉ từ 6 USD/tháng/người dùng, đã bao gồm Teams, Outlook, OneDrive (1TB), Word, Excel, PowerPoint bản online. Gói Business Standard (khoảng 12.5 USD) cung cấp thêm phiên bản phần mềm cài đặt đầy đủ. Nếu doanh nghiệp đã sử dụng Microsoft, Teams có thể coi như “tặng kèm” mà không tốn thêm phí.

Tóm lại, nếu doanh nghiệp đã đầu tư vào Microsoft 365, thì Teams là lựa chọn tiết kiệm và hiệu quả. Trong khi đó, Zoom sẽ phù hợp với những đơn vị cần tổ chức các sự kiện lớn, webinar chuyên sâu mà không cần bộ công cụ văn phòng tích hợp.

Tích hợp hệ sinh thái: Teams thống nhất, Zoom linh hoạt

Một trong những điểm mạnh nhất của Microsoft Teams chính là khả năng tích hợp sâu với hệ sinh thái Microsoft: Outlook, Calendar, OneDrive, SharePoint, Dynamics 365, Power Platform,... Điều này giúp đồng bộ hóa dữ liệu, lịch làm việc, quy trình nội bộ và phân quyền người dùng một cách liền mạch. Teams không chỉ là một công cụ họp – nó là trung tâm điều hành công việc của cả doanh nghiệp.

Zoom không có hệ sinh thái riêng mạnh mẽ như Microsoft nhưng bù lại lại rất linh hoạt trong tích hợp bên thứ ba. Thông qua Zoom App Marketplace, doanh nghiệp có thể tích hợp Zoom với Slack, Trello, Google Calendar, Notion, Asana, Hubspot, Salesforce, Zapier... Điều này giúp Zoom dễ dàng thích nghi với nhiều mô hình tổ chức sử dụng đa nền tảng.

Nếu bạn muốn một môi trường thống nhất, tối ưu cho vận hành nội bộ – Teams là lựa chọn tối ưu. Còn nếu bạn cần một công cụ họp có thể kết nối với nhiều ứng dụng đang dùng, Zoom có lợi thế rõ rệt.

Bảo mật và quyền riêng tư: Yếu tố không thể xem nhẹ

Kể từ các vụ rò rỉ dữ liệu vào năm 2020, cả Microsoft Teams và Zoom đều đã nâng cấp mạnh mẽ các tính năng bảo mật. Hiện tại, cả hai nền tảng đều hỗ trợ:

• Mã hóa đầu cuối (E2EE)

• Xác thực hai bước (2FA)

• Quản lý vai trò người dùng

• Kiểm soát người tham gia

• Chống chia sẻ đường link trái phép

Tuy nhiên, Microsoft Teams vẫn có phần vượt trội hơn khi tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn an toàn thông tin như ISO/IEC 27001, HIPAA, GDPR, SOC, FedRAMP... Điều này đặc biệt quan trọng với các tổ chức tài chính, y tế, giáo dục hoặc cơ quan nhà nước.

Zoom cũng đang dần cải thiện, nhưng doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ nếu có yêu cầu cao về bảo mật và lưu trữ dữ liệu nhạy cảm.

Khả năng mở rộng và tương lai phát triển

Một điểm cộng lớn của cả hai nền tảng là đều không ngừng cập nhật tính năng mới, đầu tư vào trí tuệ nhân tạo (AI) và các công nghệ hỗ trợ hiệu suất. Zoom đã ra mắt Zoom AI Companion, giúp ghi chú cuộc họp tự động, tạo tổng kết, hỗ trợ dịch ngôn ngữ,... Microsoft Teams cũng tích hợp Copilot AI giúp tạo biên bản họp, gợi ý hành động, phân tích dữ liệu nhóm,...

Trong năm 2025, cả hai đang hướng tới trở thành trợ lý công việc thông minh, chứ không chỉ là nền tảng hội họp. Tuy nhiên, Microsoft Teams có lợi thế lớn hơn nhờ khả năng hợp nhất toàn bộ dữ liệu nội bộ, giúp AI đưa ra đề xuất chính xác, phù hợp theo ngữ cảnh tổ chức hơn.

Không có câu trả lời chung cho mọi doanh nghiệp, vì lựa chọn nên dựa vào mô hình hoạt động, quy mô, ngân sách, văn hóa tổ chức và hệ thống công nghệ hiện có.

• Nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ, startup, tổ chức đào tạo, hội thảo, sự kiện... cần một công cụ hội họp nhanh, dễ dùng, chất lượng hình ảnh tốt: Zoom là lựa chọn phù hợp.

• Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và lớn, đã dùng Microsoft 365, cần cộng tác nội bộ hiệu quả, đồng bộ dữ liệu và bảo mật cao: Microsoft Teams sẽ là giải pháp tối ưu hơn.

Điều quan trọng là doanh nghiệp cần đánh giá đúng nhu cầu, tận dụng hết tính năng của công cụ mình chọn, và đảm bảo đào tạo nhân sự sử dụng hiệu quả. Một công cụ mạnh đến đâu cũng sẽ vô dụng nếu triển khai không phù hợp.