Tư vấn chọn phần mềm họp trực tuyến: Zoho Meeting hay Zoom?

Đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), công ty khởi nghiệp (startup), bài toán chọn phần mềm họp trực tuyến không đơn thuần là “có dùng được hay không”, mà còn là “dùng cái nào phù hợp lâu dài, tối ưu ngân sách, dễ tích hợp và mở rộng hệ thống”. Trong bối cảnh đó, hai lựa chọn phổ biến là Zoom – phần mềm họp online nổi tiếng toàn cầu, và Zoho Meeting – công cụ hội họp gắn liền với hệ sinh thái Zoho đang phát triển mạnh ở các thị trường như Việt Nam.

Vậy, nền tảng nào thực sự đáng để đầu tư thời gian và chi phí? Hãy cùng phân tích dưới góc nhìn của doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Nhận diện hai đối thủ: Zoom vs Zoho Meeting

Zoom được biết đến như một giải pháp họp online "phổ thông", quen thuộc với phần đông người dùng. Giao diện dễ nhìn, hiệu năng ổn định, nhiều tính năng như chia sẻ màn hình, ghi hình, chia nhóm nhỏ – khiến Zoom trở thành lựa chọn mặc định của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong giai đoạn đầu làm việc từ xa.

Trong khi đó, Zoho Meeting ít nổi bật hơn về mặt truyền thông, nhưng lại là một mảnh ghép cực kỳ mạnh trong bộ phần mềm Zoho – vốn cung cấp từ CRM, quản lý nhân sự, email, dự án đến tài chính. Việc tích hợp sẵn trong hệ sinh thái này là một lợi thế lớn về lâu dài.

Khác biệt trong tư duy thiết kế và phát triển tính năng

Điểm khác biệt lớn nhất giữa hai phần mềm không chỉ là tính năng, mà là triết lý thiết kế.

• Zoom xây dựng theo hướng “universal” – phục vụ mọi người, từ giáo viên, học sinh, doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn lớn. Điều này khiến Zoom phải tích hợp rất nhiều chức năng, nhưng không phải lúc nào cũng thực sự tối ưu cho một nhóm người dùng cụ thể.

• Zoho Meeting thì lại xây dựng dành riêng cho môi trường doanh nghiệp, ưu tiên tính bảo mật, khả năng tích hợp sâu và tính gọn nhẹ trong thao tác. Người dùng không phải "học lại" cách sử dụng nếu đã quen với các phần mềm khác của Zoho như CRM hay Mail.

Nếu doanh nghiệp bạn cần một nền tảng hội họp chuyên biệt, đồng nhất và tinh gọn, Zoho Meeting sẽ cho cảm giác mượt mà hơn trong vận hành hàng ngày.

Chi phí và mô hình thanh toán: Zoom hay Zoho "dễ thở" hơn?

Chi phí là yếu tố nhạy cảm, nhất là với các công ty startup hoặc SME. Dưới đây là bảng so sánh đơn giản:

Như vậy, nếu bạn cần tổ chức họp với 5 người tạo cuộc họp, nhưng 50 người tham gia thì:

• Zoom: Phải trả tiền cho cả 5 người dùng = 14.99 x 5 = 74.95 USD/tháng.

• Zoho Meeting: Chỉ cần trả phí cho 5 người tổ chức = 3 x 5 = 15 USD/tháng.

→ Zoho tiết kiệm gần 60 USD mỗi tháng, tương đương hơn 16 triệu VNĐ/năm – một con số rất đáng cân nhắc cho doanh nghiệp nhỏ.

Khả năng mở rộng và tích hợp: Điểm cộng lớn của Zoho

Nếu doanh nghiệp bạn chỉ cần họp online thì Zoom là đủ. Nhưng nếu bạn có kế hoạch dài hạn như:

• Sử dụng CRM để quản lý khách hàng,

• Dùng phần mềm HRM để chấm công, phỏng vấn từ xa,

• Gửi lịch họp tự động từ email công ty,

• Theo dõi báo cáo hiệu suất từ phòng họp,

Thì Zoho Meeting có lợi thế vượt trội.

Nó tích hợp sẵn với hàng loạt công cụ Zoho khác như: Zoho CRM, Zoho People, Zoho Mail, Zoho Bookings... Nhờ vậy, bạn có thể lên lịch họp, gửi lời mời, đính kèm tài liệu, ghi chú cuộc họp vào CRM... chỉ trong vài cú nhấp chuột. Không cần chuyển tab, không cần đồng bộ thủ công. Đây là điểm mà Zoom không làm được hoặc phải dùng bên thứ ba như Zapier.

Bảo mật, quyền riêng tư và máy chủ dữ liệu

Một số doanh nghiệp e ngại về bảo mật khi dùng phần mềm họp online. Zoom từng bị dính "phốt" về rò rỉ dữ liệu, quyền truy cập camera mà không cảnh báo, hoặc hacker đột nhập cuộc họp. Dù hiện tại đã được cải thiện nhiều, nhưng niềm tin của người dùng vẫn bị ảnh hưởng phần nào.

Zoho từ trước đến nay luôn lấy quyền riêng tư làm trọng tâm phát triển. Họ cam kết:

• Không chia sẻ hoặc bán dữ liệu người dùng,

• Không có quảng cáo trong ứng dụng,

• Máy chủ đặt tại các trung tâm dữ liệu an toàn, phân vùng theo từng quốc gia,

• Hỗ trợ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như GDPR, ISO/IEC 27001...

Nếu doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực tài chính, y tế, tư vấn pháp lý hoặc các ngành đòi hỏi bảo mật cao, Zoho Meeting sẽ là lựa chọn an toàn hơn về mặt chính sách.

Nên chọn Zoho Meeting hay Zoom?

Cả Zoom và Zoho Meeting đều là những nền tảng họp trực tuyến mạnh mẽ. Tuy nhiên, mỗi phần mềm phục vụ nhóm người dùng khác nhau. Nếu bạn là doanh nghiệp vừa, nhỏ hoặc startup cần một giải pháp họp hiệu quả, chi phí thấp, dễ tích hợp với các phần mềm quản trị – Zoho Meeting là lựa chọn đáng giá.

Còn nếu bạn cần tổ chức hội thảo lớn, thường xuyên làm việc với khách hàng quốc tế, hoặc cần một giải pháp được hỗ trợ rộng rãi bởi bên thứ ba – Zoom sẽ phù hợp hơn.

Hãy dựa trên nhu cầu thực tế, mô hình hoạt động và định hướng phát triển để lựa chọn phần mềm phù hợp nhất. Đôi khi, chi phí không phải là vấn đề lớn nhất – mà là sự đồng bộ và linh hoạt về lâu dài.