Zoom vs Zoho Meeting: Nền tảng nào dễ tích hợp với các phần mềm CRM, HRM?

Trong số các công cụ hội họp trực tuyến phổ biến nhất hiện nay, Zoom và Zoho Meeting là hai ứng viên hàng đầu. Tuy nhiên, giữa một Zoom với hệ sinh thái mở mạnh mẽ và một Zoho Meeting được thiết kế đồng bộ với hệ thống Zoho CRM, Zoho People… thì nền tảng nào mới thực sự "thân thiện" và dễ tích hợp hơn với CRM, HRM?

Bài viết sau sẽ phân tích chi tiết điểm mạnh, điểm yếu của mỗi nền tảng, đặc biệt trong khía cạnh tích hợp với phần mềm CRM và HRM, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.

Vì sao khả năng tích hợp CRM và HRM lại là tiêu chí quan trọng trong lựa chọn phần mềm họp trực tuyến?

Trước khi so sánh cụ thể giữa Zoom và Zoho Meeting, cần hiểu rõ tại sao khả năng tích hợp lại có vai trò then chốt trong quá trình ra quyết định. CRM là hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng, chăm sóc, bán hàng và dịch vụ hậu mãi. HRM là hệ thống hỗ trợ tuyển dụng, đánh giá, quản lý hiệu suất, chấm công, đào tạo và phát triển nhân sự. Khi doanh nghiệp hoạt động trong môi trường hybrid, các tương tác giữa nhân viên – khách hàng – quản lý không còn giới hạn trong một không gian vật lý. Cuộc họp trực tuyến trở thành cầu nối cho mọi bộ phận.

Nếu hệ thống họp trực tuyến có thể tích hợp trực tiếp với CRM hoặc HRM, doanh nghiệp sẽ hưởng lợi:

• Cuộc họp với khách hàng có thể được tạo và mời trực tiếp từ CRM, lịch sử cuộc họp, ghi chú, file ghi hình được lưu vào hồ sơ khách hàng.

• Phỏng vấn, onboarding, đào tạo nhân viên có thể được tổ chức từ HRM và dữ liệu tham gia được ghi nhận tự động.

• Tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công, giảm sai sót và tăng tính đồng bộ dữ liệu.

• Dễ dàng thống kê, phân tích hiệu quả hoạt động theo từng nhân sự hoặc nhóm khách hàng.

Một hệ thống không có khả năng tích hợp sẽ khiến doanh nghiệp phải thao tác thủ công giữa nhiều nền tảng, dễ gây thất thoát dữ liệu, làm giảm năng suất và tăng chi phí vận hành. Đây chính là lý do vì sao khả năng tích hợp ngày càng được ưu tiên trong mọi lựa chọn công cụ.

Zoom – Nền tảng họp trực tuyến phổ biến với khả năng tích hợp mở và mạnh mẽ

Zoom được xem là nền tảng họp trực tuyến phổ biến nhất toàn cầu. Ưu điểm nổi bật của Zoom không chỉ nằm ở tính ổn định, giao diện thân thiện và tính năng chuyên nghiệp, mà còn đến từ Zoom App Marketplace – nơi tập hợp hàng nghìn ứng dụng tích hợp sẵn sàng kết nối với các hệ thống CRM, HRM, ERP, email marketing, công cụ phân tích, và hơn thế nữa.

Về CRM, Zoom hỗ trợ tích hợp sâu với các hệ thống như:

• Salesforce: Lên lịch họp ngay trên CRM, ghi lại nội dung vào hồ sơ khách hàng.

• HubSpot: Tạo cuộc họp từ pipeline bán hàng, gửi link họp tự động, lưu lại lịch sử.

• Zoho CRM: Dù là đối thủ, nhưng Zoom vẫn hỗ trợ kết nối.

• Microsoft Dynamics, Pipedrive, Insightly, Freshsales...

Về HRM, Zoom kết nối với các nền tảng:

• Workday: Hỗ trợ phỏng vấn, đào tạo, họp đánh giá năng lực.

• SAP SuccessFactors, BambooHR, Gusto, ADP, Namely...

Zoom còn cho phép tích hợp qua Zapier, sử dụng API mở hoặc Webhooks, cho phép doanh nghiệp có thể viết riêng các công cụ kết nối nội bộ để phù hợp với phần mềm tự xây dựng hoặc các hệ thống không có sẵn plugin.

Tất cả các tích hợp này đều nhằm mục tiêu giúp doanh nghiệp:

• Giảm thao tác thủ công khi lên lịch họp, gửi thư mời, ghi chú.

• Tự động ghi nhận thông tin cuộc họp.

• Truy xuất dữ liệu lịch sử nhanh chóng khi cần theo dõi hành trình khách hàng hoặc nhân viên.

• Quản trị tốt dữ liệu theo thời gian thực.

Zoom thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và lớn, đang vận hành hệ thống phần mềm đa dạng, đòi hỏi tích hợp nhiều lớp hoặc có nhu cầu tùy chỉnh sâu.

Zoho Meeting – Giải pháp họp trực tuyến tối ưu khi sử dụng hệ sinh thái Zoho

Zoho Meeting tuy không nổi bật toàn cầu như Zoom nhưng lại là một lựa chọn rất đáng cân nhắc cho những doanh nghiệp đã và đang sử dụng hệ sinh thái Zoho. Đây là bộ phần mềm quản trị doanh nghiệp “all-in-one” với hơn 50 ứng dụng, bao gồm: Zoho CRM, Zoho People (HRM), Zoho Books (kế toán), Zoho Projects (quản lý dự án), Zoho Recruit (tuyển dụng), v.v.

Điểm mạnh lớn nhất của Zoho Meeting là tính đồng bộ hoàn toàn với các công cụ khác trong hệ thống Zoho:

• Từ Zoho CRM: Người dùng có thể tạo ngay cuộc họp trong hồ sơ khách hàng, lên lịch họp với nhóm khách hàng, gửi lời mời tự động, ghi âm và lưu file vào timeline.

• Từ Zoho People: Bộ phận nhân sự có thể tổ chức đào tạo online, đánh giá nhân viên, onboard nhân viên mới... ngay trên cùng một nền tảng, dữ liệu cuộc họp được lưu theo từng nhân sự.

• Từ Zoho Recruit: Tạo lịch phỏng vấn, kết nối ứng viên và nhà tuyển dụng qua Zoho Meeting, không cần thao tác trên một phần mềm thứ ba.

• Từ Zoho Projects và Zoho Calendar: Họp nhóm dự án, nhắc lịch, tích hợp báo cáo tiến độ.

Tất cả các phần mềm của Zoho đều chạy trên cùng một cơ sở hạ tầng và được liên kết bằng Zoho Flow – công cụ tự động hóa nội bộ như Zapier.

Tuy nhiên, điểm yếu của Zoho Meeting là hạn chế tích hợp với hệ thống ngoài Zoho. Nếu doanh nghiệp sử dụng Salesforce, Workday, hoặc Microsoft Dynamics, thì gần như không có plugin sẵn, và phải cấu hình phức tạp hoặc dùng Zapier, API thủ công.

Do đó, Zoho Meeting là lựa chọn cực kỳ tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ và vừa đã nằm trong hệ sinh thái Zoho hoặc đang có định hướng triển khai toàn bộ quy trình nội bộ bằng Zoho. Chi phí rẻ, dễ dùng, tích hợp liền mạch và không cần kỹ thuật chuyên sâu.

So sánh chi tiết giữa Zoom và Zoho Meeting về khả năng tích hợp CRM, HRM

Nền tảng nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Câu trả lời không tuyệt đối, nhưng rõ ràng định hướng sử dụng phần mềm quản lý của doanh nghiệp sẽ quyết định lựa chọn nền tảng họp trực tuyến:

• Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng hoặc có kế hoạch sử dụng hệ sinh thái Zoho (Zoho CRM, Zoho People...), Zoho Meeting sẽ là lựa chọn hoàn hảo, đồng bộ cao, chi phí thấp và tiết kiệm thời gian triển khai.

• Nếu bạn đang sử dụng các phần mềm CRM, HRM phổ biến ngoài hệ Zoho như Salesforce, HubSpot, Workday, hoặc cần tích hợp với nhiều nền tảng khác nhau, thì Zoom là giải pháp toàn diện hơn, nhờ khả năng kết nối rộng, API mạnh và độ tin cậy cao.

Cả hai đều có điểm mạnh riêng. Điều quan trọng là hiểu rõ hệ sinh thái hiện tại và chiến lược phát triển của doanh nghiệp để đưa ra lựa chọn đúng đắn.