Tắt tiếng toàn bộ người tham gia – Mẹo Zoom cho quản trị viên

Việc kiểm soát micro trong một cuộc họp Zoom tưởng chừng là chuyện nhỏ, nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và tính chuyên nghiệp của buổi họp. Khi nhiều người cùng bật mic và nói chuyện không đúng lúc, tiếng ồn, tạp âm hay tiếng vang sẽ làm gián đoạn quá trình trao đổi. Trong khi đó, với một vài thao tác đơn giản để tắt tiếng toàn bộ người tham gia, bạn có thể đảm bảo buổi họp diễn ra mạch lạc, tập trung và hiệu quả hơn.

Một trong những tính năng hữu ích nhất mà nhiều người vẫn chưa khai thác hiệu quả là tắt tiếng toàn bộ người tham gia. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện thao tác này, cũng như chia sẻ những mẹo hay để giúp quản trị viên kiểm soát âm thanh hiệu quả trong cuộc họp Zoom.

Lý do nên tắt tiếng toàn bộ người tham gia trong Zoom

Trong một cuộc họp trực tuyến có nhiều người tham gia, nhất là những cuộc họp có quy mô từ trung bình đến lớn như đào tạo nhân sự, hội thảo chuyên đề hoặc lớp học online, việc để tất cả mọi người tự do sử dụng micro có thể gây ra rất nhiều vấn đề:

• Tiếng ồn từ môi trường xung quanh của từng người tham gia như xe cộ, tiếng gõ bàn phím, trẻ em, chó mèo hoặc các thiết bị điện tử sẽ làm nhiễu âm cuộc họp.

• Một số người quên tắt mic khi không phát biểu dẫn đến âm thanh không mong muốn xen vào phần trình bày của người khác.

• Việc có nhiều người nói cùng lúc khiến cuộc họp trở nên hỗn loạn và thiếu hiệu quả.

• Trong một số trường hợp, người tham gia có thể bật mic để nói xen hoặc phát biểu không đúng lúc, ảnh hưởng đến sự tập trung của cả nhóm.

Bằng cách tắt tiếng toàn bộ người tham gia, bạn không chỉ giảm thiểu sự gián đoạn, mà còn tạo ra một môi trường họp chuyên nghiệp, yên tĩnh và hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng với các buổi thuyết trình, giảng dạy, họp báo cáo hoặc đào tạo online, nơi người nói cần được lắng nghe trọn vẹn mà không bị cắt ngang.

Hướng dẫn tắt tiếng toàn bộ người tham gia trong Zoom khi đang họp

Nếu bạn đã bắt đầu cuộc họp và nhận thấy cần tắt tiếng tất cả để đảm bảo trật tự, hãy thực hiện các bước sau:

+ Bước 1: Mở Zoom và vào cuộc họp với tư cách là host (người chủ trì) hoặc co-host (người được cấp quyền hỗ trợ quản lý).

+ Bước 2: Trên thanh công cụ của Zoom (thường nằm ở cuối màn hình), bạn nhấn vào nút “Participants” để mở danh sách người tham gia cuộc họp.

+ Bước 3: Ở góc dưới của bảng danh sách này, bạn sẽ thấy nút “Mute All”. Nhấn vào nút này để thực hiện thao tác tắt tiếng toàn bộ.

+ Bước 4: Một hộp thoại sẽ xuất hiện để xác nhận thao tác. Tại đây, bạn có thể tùy chọn:

• Cho phép người tham gia tự bật lại mic sau khi bị tắt bằng cách đánh dấu vào ô “Allow participants to unmute themselves”.

• Hoặc bỏ đánh dấu nếu bạn muốn giữ toàn quyền kiểm soát mic trong suốt buổi họp. Đây là cách làm hiệu quả trong những cuộc họp đông người, nơi chỉ người thuyết trình được phát biểu.

+ Bước 5: Nhấn “Yes” để xác nhận và áp dụng.

Ngoài ra, nếu sau khi tắt toàn bộ, bạn muốn bật lại mic cho một vài người tham gia để họ phát biểu, bạn có thể làm thủ công bằng cách nhấn vào tên người đó trong danh sách Participants và chọn “Ask to unmute”.

Thiết lập mặc định tắt tiếng khi người tham gia vừa vào phòng họp

Zoom cũng cho phép bạn cài đặt chế độ tắt mic mặc định đối với tất cả người tham gia khi họ vừa mới tham gia vào cuộc họp. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn tổ chức các buổi hội nghị hoặc đào tạo mà người tham gia vào theo từng đợt. Cách thực hiện như sau:

Thiết lập khi đang họp

• Bước 1: Mở danh sách “Participants” trong cuộc họp.

• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng ba chấm (…) nằm ở góc dưới phải bảng Participants.

• Bước 3: Chọn “Mute participants upon entry” để bật tính năng này. Khi đã kích hoạt, mỗi người mới vào cuộc họp sẽ bị tắt mic mặc định.

Thiết lập vĩnh viễn từ tài khoản Zoom

Nếu bạn thường xuyên tổ chức các cuộc họp có yêu cầu tắt mic ngay từ đầu, bạn có thể cài đặt ngay trong phần cấu hình của Zoom:

• Bước 1: Truy cập vào tài khoản Zoom của bạn tại trang web chính thức https://zoom.us

• Bước 2: Đăng nhập và vào mục “Settings” từ thanh bên trái.

• Bước 3: Trong phần “In Meeting (Basic)”, tìm đến mục “Mute participants upon entry” và bật chức năng này.

Kể từ đó, tất cả các cuộc họp do bạn tổ chức sẽ tự động tắt mic của người tham gia khi họ vừa vào phòng, giúp kiểm soát âm thanh ngay từ đầu.

Một số mẹo quản lý âm thanh hiệu quả cho quản trị viên Zoom

Tắt tiếng toàn bộ là một bước khởi đầu tốt, nhưng để tối ưu hóa hiệu quả âm thanh trong một buổi họp hoặc lớp học trực tuyến, bạn cần nắm thêm một vài mẹo quản lý sau:

• Chỉ định người hỗ trợ điều phối âm thanh: Nếu cuộc họp có nhiều người tham gia và bạn không thể vừa trình bày vừa kiểm soát mic, hãy gán quyền co-host cho một người khác để họ giúp bạn tắt/bật mic cho những người cần phát biểu.

• Giao tiếp rõ ràng với người tham gia: Ngay từ đầu buổi họp, bạn nên thông báo về quy định mic: khi nào được bật, ai sẽ được phát biểu, và yêu cầu mọi người tắt mic khi không cần thiết. Điều này giúp người tham gia hiểu rõ và chủ động hơn trong việc kiểm soát thiết bị của mình.

• Sử dụng tính năng “Raise Hand” để phát biểu: Thay vì để người tham gia bật mic và nói tự do, hãy khuyến khích họ dùng tính năng “Raise Hand” (giơ tay). Khi đó, bạn có thể cho phép từng người bật mic một cách có kiểm soát, tạo sự trật tự trong buổi họp.

• Tắt tiếng từng người khi cần thiết: Trong một số trường hợp, nếu chỉ một vài người gây tiếng ồn hoặc bật mic không đúng lúc, bạn có thể vào danh sách Participants, nhấn vào tên của người đó và chọn “Mute”.

Những tình huống nên và không nên tắt tiếng toàn bộ

Không phải lúc nào tắt tiếng toàn bộ cũng là giải pháp tối ưu. Dưới đây là một số tình huống nên và không nên áp dụng:

Nên tắt tiếng toàn bộ khi:

• Tổ chức hội thảo, buổi thuyết trình hoặc webinar

• Dạy học trực tuyến với quy mô lớn

• Họp báo cáo, họp tổng kết, có ít người cần trình bày

• Cần duy trì sự yên tĩnh để thu âm hoặc ghi hình

Không nên tắt tiếng toàn bộ khi:

• Họp nhóm nhỏ có tính chất trao đổi, tương tác nhiều chiều

• Các phiên brainstorming, thảo luận ý tưởng, nơi khuyến khích người tham gia phát biểu thường xuyên

• Cuộc họp đột xuất hoặc khẩn cấp, nơi cần phản ứng nhanh

Tính năng tắt tiếng toàn bộ người tham gia trong Zoom là một trong những công cụ đắc lực giúp quản trị viên điều phối cuộc họp hiệu quả, chuyên nghiệp và ít bị gián đoạn bởi tiếng ồn không mong muốn. Việc biết cách sử dụng tính năng này cùng với các mẹo quản lý mic thông minh sẽ giúp bạn tổ chức các cuộc họp trực tuyến mượt mà, rõ ràng và tạo ấn tượng tốt với người tham gia.

Dù bạn là giáo viên, nhà quản lý, người đào tạo hay chủ doanh nghiệp, việc kiểm soát âm thanh trong Zoom sẽ góp phần quyết định thành công của buổi họp. Hãy áp dụng ngay những mẹo trên để nâng cao trải nghiệm họp trực tuyến cho bản thân và cả nhóm.