Kiểm soát người tham gia trong Zoom bằng tính năng Waiting Room

Để giải quyết vấn đề này, Zoom đã phát triển một tính năng đặc biệt mang tên Waiting Room (Phòng chờ). Đây là công cụ quan trọng giúp người tổ chức cuộc họp dễ dàng kiểm soát ai được phép tham gia, đảm bảo cuộc họp diễn ra an toàn và chuyên nghiệp.

Waiting Room là gì?

Waiting Room là một tính năng cho phép người chủ trì cuộc họp (host) hoặc người được phân quyền đồng tổ chức (co-host) kiểm duyệt từng người tham gia trước khi họ được vào phòng họp chính. Khi bật tính năng này, mọi người sẽ phải đợi trong một khu vực tạm gọi là “phòng chờ”. Tại đây, họ sẽ thấy một thông báo chờ cho đến khi được host cho phép vào phòng họp.

Tính năng này rất hữu ích trong nhiều tình huống, từ cuộc họp nội bộ doanh nghiệp, lớp học trực tuyến cho đến hội thảo có đăng ký trước. Việc sàng lọc người tham gia không chỉ bảo vệ quyền riêng tư mà còn nâng cao chất lượng cuộc họp.

Lợi ích nổi bật của tính năng Waiting Room

Tính năng Waiting Room không chỉ đơn thuần là một cánh cửa kiểm soát người vào phòng họp, mà còn mang đến nhiều lợi ích thực tế cho người dùng:

• Bảo vệ quyền riêng tư: Waiting Room giúp ngăn chặn sự xuất hiện của những người không được mời, từ đó bảo vệ thông tin nhạy cảm trong cuộc họp.

• Kiểm soát luồng người vào phòng: Đối với các buổi họp có nhiều nhóm tham gia theo khung giờ, Waiting Room giúp host cho từng nhóm vào phòng đúng thời điểm.

• Tăng tính chuyên nghiệp: Việc người tham gia được duyệt vào lần lượt sẽ tạo cảm giác rằng cuộc họp được tổ chức bài bản và có quy trình rõ ràng.

• Ngăn chặn hành vi phá hoại: Tránh được những kẻ xâm nhập với mục đích chia sẻ nội dung phản cảm hoặc gây mất trật tự cuộc họp.

Hướng dẫn bật tính năng Waiting Room

Để sử dụng Waiting Room hiệu quả, bạn có thể thực hiện các bước sau để kích hoạt và tùy chỉnh tính năng này cho tài khoản Zoom của mình:

Bật từ tài khoản Zoom:

• Truy cập trang web chính thức của Zoom tại zoom.us và đăng nhập tài khoản.

• Chọn mục “Settings” (Cài đặt) từ thanh công cụ bên trái.

• Trong tab “Meeting” (Cuộc họp), tìm đến mục “Security” (Bảo mật).

• Kích hoạt tính năng “Waiting Room” bằng cách chuyển công tắc sang chế độ bật.

Thiết lập cho từng cuộc họp:

+ Khi lên lịch một cuộc họp mới, bạn sẽ thấy mục “Security”.

+ Tại đây, đánh dấu chọn “Enable Waiting Room” (Bật phòng chờ).

+ Bạn có thể tùy chọn các thiết lập nâng cao như:

• Chỉ áp dụng Waiting Room với người không đăng nhập,

• Áp dụng cho tất cả người tham gia,

• Hoặc chỉ những người không thuộc tổ chức của bạn.

Cách quản lý người trong Waiting Room khi họp

Khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể xem và quản lý danh sách người đang chờ bằng cách:

• Mở cửa sổ “Participants” (Người tham gia) trên thanh điều khiển của Zoom.

• Tại đây, bạn sẽ thấy những người đang ở trong phòng chờ.

• Bạn có thể nhấn “Admit” để cho phép vào phòng họp chính hoặc “Remove” để từ chối.

Ngoài ra, bạn có thể gửi tin nhắn đến những người đang chờ, giúp họ yên tâm rằng cuộc họp sẽ bắt đầu sớm.

Gợi ý cách sử dụng Waiting Room hiệu quả

Để khai thác tối đa hiệu quả bảo mật và tính chuyên nghiệp của tính năng Waiting Room, bạn nên áp dụng thêm một số cách quản lý sau:

• Hướng dẫn người tham gia đặt tên đúng: Trước khi cuộc họp diễn ra, bạn nên yêu cầu người tham gia đổi tên Zoom theo định dạng dễ nhận biết như họ tên thật hoặc mã định danh nếu cần thiết. Điều này giúp bạn dễ dàng xác minh danh tính trong phòng chờ.

• Phân quyền cho người hỗ trợ: Nếu bạn tổ chức các cuộc họp đông người hoặc hội thảo lớn, nên phân công thêm co-host để hỗ trợ quản lý phòng chờ, giúp tiết kiệm thời gian và tránh bỏ sót người.

• Tùy chỉnh lời chào trong phòng chờ: Zoom cho phép bạn soạn sẵn lời nhắn hiển thị trong phòng chờ. Bạn có thể tận dụng để cung cấp thông tin chờ, nội quy hoặc hướng dẫn liên hệ khi cần thiết.

• Sử dụng kết hợp với mật khẩu phòng họp: Waiting Room sẽ phát huy hiệu quả bảo mật cao hơn khi được kết hợp với các lớp bảo vệ khác như yêu cầu nhập mật khẩu, chỉ cho phép người dùng đăng nhập tham gia hoặc giới hạn truy cập bằng liên kết mời.

Khi nào nên sử dụng Waiting Room?

Waiting Room không phải lúc nào cũng cần thiết, nhưng trong các tình huống sau, việc bật phòng chờ là lựa chọn an toàn:

• Các cuộc họp nội bộ có nội dung bảo mật cao.

• Lớp học online cần kiểm soát học viên theo danh sách.

• Buổi phỏng vấn hoặc tư vấn theo khung giờ.

• Hội thảo có quy trình kiểm duyệt người tham gia.

• Cuộc họp có nhiều nhóm khác nhau cần chia theo thời gian.

Một số lưu ý quan trọng

• Người bị từ chối vào phòng họp sẽ không được quay lại trừ khi bạn gửi lại link hoặc mời lại.

• Không nên để phòng chờ quá lâu mà không duyệt người, điều này có thể gây khó chịu cho người tham gia.

• Hãy thường xuyên cập nhật phần mềm Zoom để sử dụng tính năng Waiting Room ổn định và đầy đủ chức năng nhất.

• Bạn cũng nên bật thông báo khi có người vào phòng chờ để tránh bỏ sót.

Tính năng Waiting Room trong Zoom là một công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả giúp người tổ chức chủ động kiểm soát danh sách người tham gia cuộc họp. Với một vài thao tác thiết lập dễ dàng, bạn có thể bảo vệ cuộc họp trực tuyến khỏi những rủi ro bảo mật, nâng cao tính chuyên nghiệp và tạo sự yên tâm cho người tham gia.

Dù bạn là giáo viên, nhà quản lý doanh nghiệp, nhân sự tổ chức sự kiện hay chuyên viên đào tạo – việc áp dụng Waiting Room trong các buổi họp Zoom là một lựa chọn thông minh và cần thiết.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ thiết lập Zoom, cấu hình bảo mật hoặc tổ chức các buổi họp trực tuyến quy mô lớn, hãy liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết và miễn phí!