Cách tránh chia sẻ nhầm thông tin nhạy cảm trên Zoom

Hành vi chia sẻ nhầm này không chỉ ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp, mà còn có thể dẫn đến vi phạm chính sách bảo mật nội bộ, ảnh hưởng đến uy tín cá nhân hoặc tổ chức, thậm chí gây hậu quả pháp lý nếu thông tin liên quan đến khách hàng, đối tác hoặc dữ liệu cá nhân được bảo vệ theo luật định.

Vậy làm thế nào để hạn chế tối đa nguy cơ này? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu các nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc chia sẻ nhầm thông tin, đồng thời hướng dẫn chi tiết những biện pháp bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu nhạy cảm khi sử dụng Zoom.

Xác định rõ đâu là thông tin nhạy cảm trong tổ chức

Để tránh chia sẻ nhầm thông tin nhạy cảm, trước tiên bạn cần xác định rõ những loại dữ liệu nào được coi là “nhạy cảm” hoặc “mật” trong phạm vi công việc của mình.

Một số dạng thông tin thường được xếp vào nhóm cần bảo mật cao:

• Thông tin cá nhân: Họ tên đầy đủ, số CMND/CCCD, số điện thoại, địa chỉ, email cá nhân hoặc doanh nghiệp.

• Tài liệu nội bộ: Hợp đồng, báo cáo tài chính, bảng lương, dữ liệu khách hàng, danh sách nhân sự, chiến lược kinh doanh.

• Mã truy cập: Mật khẩu, mã OTP, tài khoản đăng nhập hệ thống, API key.

• Thông tin pháp lý: Văn bản nội bộ, hồ sơ pháp lý chưa công bố, thư trao đổi với luật sư.

• Nội dung chưa công khai: Kế hoạch ra mắt sản phẩm, tài liệu đào tạo nội bộ, nghiên cứu thị trường.

Việc phân loại và liệt kê trước các loại dữ liệu này giúp người dùng dễ dàng nhận diện và cảnh giác cao độ trước khi chia sẻ bất cứ thông tin nào trên Zoom.

Kiểm tra kỹ màn hình trước khi chia sẻ

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến việc để lộ thông tin nhạy cảm là chọn chia sẻ toàn bộ màn hình (Entire Screen) thay vì một cửa sổ cụ thể (Window). Trong lúc đó, người dùng thường quên rằng:

• Màn hình có thể hiển thị file cá nhân đang mở.

• Các tab trình duyệt chứa thông tin riêng như tài khoản ngân hàng, email cá nhân.

• Thông báo hệ thống hoặc tin nhắn từ Zalo, Slack, Facebook có thể bật lên bất ngờ.

Cách phòng tránh:

• Luôn chọn chia sẻ theo cửa sổ ứng dụng cụ thể, ví dụ PowerPoint, Excel, Word thay vì toàn màn hình.

• Đóng tất cả các ứng dụng không liên quan trước khi bắt đầu buổi họp.

• Dọn dẹp màn hình desktop, đảm bảo không có icon hoặc file tên nhạy cảm xuất hiện.

• Tắt đồng bộ thông báo từ các ứng dụng không cần thiết để tránh hiện pop-up.

Tắt quyền chia sẻ màn hình của người tham gia nếu bạn là Host

Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp (host), bạn có quyền kiểm soát ai được chia sẻ màn hình trong buổi họp. Việc hạn chế chia sẻ chỉ dành cho host hoặc người được cấp quyền sẽ giúp tránh các tình huống chia sẻ nhầm từ thành viên khác.

Các bước thiết lập:

• Đăng nhập vào tài khoản Zoom.

• Truy cập phần Settings (Cài đặt).

• Trong mục In Meeting (Basic), tìm Screen Sharing.

• Chọn Only Host (Chỉ người chủ trì).

• Trong lúc họp, bạn vẫn có thể tạm thời cấp quyền chia sẻ cho người khác qua nút “Advanced Sharing Options”.

Thiết lập này đặc biệt quan trọng trong các buổi họp có đông người tham dự, nơi rủi ro chia sẻ nhầm càng cao.

Tắt thông báo từ các phần mềm nhắn tin và ứng dụng nền

Trong quá trình chia sẻ màn hình, một thông báo từ Messenger, Zalo, Skype, hoặc thậm chí là thông báo hệ thống cũng có thể bất ngờ hiện lên và hiển thị thông tin riêng tư trước toàn bộ người tham dự.

Để tránh điều này, bạn nên:

• Bật chế độ “Do Not Disturb” trên hệ điều hành (Windows hoặc macOS).

• Đăng xuất tạm thời khỏi các ứng dụng chat trong thời gian họp.

• Vô hiệu hóa thông báo từ Gmail, Outlook, trình duyệt web.

• Tắt đồng bộ điện thoại với máy tính, đặc biệt khi có thể xuất hiện tin nhắn riêng tư từ các ứng dụng OTT.

Kiểm soát nội dung chia sẻ trong phần chat

Zoom cho phép người dùng gửi tin nhắn văn bản, file hoặc đường link qua phần trò chuyện. Tuy nhiên, nếu không chú ý, bạn có thể:

• Gửi nhầm file cho toàn bộ người tham dự thay vì gửi riêng.

• Chia sẻ link chứa dữ liệu chưa được kiểm duyệt hoặc có quyền truy cập không giới hạn.

• Copy-dán thông tin từ clipboard nhầm vào chat, bao gồm mật khẩu hoặc nội dung riêng tư.

Mẹo phòng tránh:

• Luôn kiểm tra kỹ trước khi nhấn “Send”.

• Sử dụng tính năng “Chat riêng” nếu cần gửi nội dung riêng cho một cá nhân.

• Đừng gửi link có quyền “ai cũng có thể xem” nếu file chứa dữ liệu nhạy cảm.

• Cân nhắc nén file, đặt mật khẩu bảo vệ hoặc upload lên Google Drive với quyền chia sẻ có kiểm soát.

Cẩn trọng khi sử dụng clipboard

Clipboard (bộ nhớ tạm) lưu lại nội dung bạn sao chép – từ văn bản đến hình ảnh. Trong lúc họp, bạn có thể dán nhầm nội dung nhạy cảm khi sử dụng phím tắt Ctrl + V mà không kiểm tra kỹ.

Một số rủi ro điển hình:

• Sao chép mật khẩu rồi vô tình dán vào phần chat.

• Sao chép đoạn văn bản chứa dữ liệu nội bộ từ email hoặc file báo cáo.

• Dán đường dẫn nội bộ chưa được mã hóa hoặc có chứa thông tin quản trị hệ thống.

Lời khuyên:

• Tránh sao chép nội dung nhạy cảm trong thời gian họp.

• Xóa clipboard bằng các ứng dụng dọn dẹp hệ thống hoặc bằng các tổ hợp phím đặc biệt (Windows: Ctrl + Shift + Del).

• Kiểm tra kỹ mọi thao tác dán dữ liệu trong chat hoặc file chia sẻ.

Không ghi hình hoặc chia sẻ bản ghi mà không được phép

Chức năng ghi hình (recording) giúp người dùng xem lại nội dung cuộc họp, nhưng bản ghi cũng có thể vô tình lưu lại thông tin không nên chia sẻ, như:

• Phát biểu ngoài lề.

• Thông tin cá nhân trong phần chat.

• Nội dung từ các file hoặc màn hình đã được chia sẻ.

Lưu ý khi sử dụng chức năng ghi hình:

• Luôn thông báo trước cho người tham gia nếu buổi họp sẽ được ghi lại.

• Lưu trữ bản ghi cẩn thận, chỉ chia sẻ cho những người được phép truy cập.

• Cắt bỏ các phần không liên quan hoặc chứa thông tin nhạy cảm trước khi chia sẻ bản ghi.

• Sử dụng tính năng ghi hình trên cloud của Zoom để dễ dàng kiểm soát và giới hạn quyền truy cập.

Tổ chức đào tạo nội bộ về an toàn thông tin khi họp trực tuyến

Việc xây dựng nhận thức cho nhân viên là yếu tố quan trọng giúp ngăn chặn sai sót. Nhiều tình huống chia sẻ nhầm xảy ra không phải do Zoom, mà do người dùng thiếu kiến thức về an toàn thông tin.

Bạn nên tổ chức các buổi đào tạo nội bộ, tập trung vào:

• Phân biệt giữa thông tin công khai và dữ liệu mật.

• Cách sử dụng Zoom an toàn: chia sẻ màn hình, chat, gửi file...

• Quy tắc xử lý khi phát hiện đã chia sẻ nhầm.

• Quy định nội bộ liên quan đến bảo mật thông tin khi làm việc từ xa.

Zoom là công cụ mạnh mẽ cho việc giao tiếp, nhưng đi kèm là những rủi ro đáng kể nếu người dùng không cẩn trọng trong việc quản lý và chia sẻ thông tin. Chia sẻ nhầm dữ liệu nhạy cảm không chỉ làm giảm uy tín cá nhân, mà còn đe dọa đến an toàn thông tin của cả tổ chức. Vì vậy, mỗi cá nhân và doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một quy trình làm việc nghiêm ngặt, sử dụng các cài đặt phù hợp, và thường xuyên nâng cao nhận thức về an toàn thông tin.

Hãy biến mỗi cuộc họp Zoom trở thành một không gian làm việc hiệu quả và an toàn – nơi thông tin được kiểm soát, dữ liệu được bảo vệ, và người dùng luôn chủ động trong từng thao tác của mình.