Zoom vs Zoho Meeting: Phần mềm nào tiết kiệm hơn cho doanh nghiệp khởi nghiệp?

Với vô vàn lựa chọn trên thị trường, hai cái tên thường được nhắc đến nhiều nhất chính là Zoom và Zoho Meeting. Vậy, đối với doanh nghiệp khởi nghiệp, nền tảng nào là giải pháp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành?

Đây không chỉ là câu chuyện về mức giá của một gói phần mềm. Tiết kiệm ở đây còn bao gồm các yếu tố như: khả năng mở rộng trong tương lai, dễ triển khai, không phát sinh chi phí ẩn, tích hợp với công cụ có sẵn, không cần đầu tư đội ngũ kỹ thuật riêng để duy trì, và đảm bảo sự ổn định trong vận hành hằng ngày. Hãy cùng phân tích kỹ lưỡng để đưa ra lựa chọn sáng suốt nhất cho hành trình khởi nghiệp của bạn.

Tổng quan về nhu cầu thực tế của doanh nghiệp khởi nghiệp khi sử dụng nền tảng họp trực tuyến

Trước khi đi sâu so sánh giữa Zoom và Zoho Meeting, cần xác định rõ một startup cần gì từ phần mềm họp online. Đầu tiên là chi phí – bất kỳ phần mềm nào cũng phải nằm trong ngân sách vận hành tối thiểu, vì phần lớn startup cần tiết kiệm tối đa mọi khoản đầu tư trong giai đoạn đầu. Tiếp theo là dễ triển khai, dễ dùng – đội ngũ nhân viên thường ít, không có nhân sự chuyên về CNTT, do đó nền tảng cần trực quan, không cần đào tạo nhiều. Ngoài ra, nền tảng họp online cũng cần đảm bảo chất lượng hình ảnh, âm thanh ổn định, không bị gián đoạn, đồng thời hỗ trợ các tính năng thiết yếu như chia sẻ màn hình, ghi hình, chat, lịch họp, bảo mật cơ bản...

Quan trọng hơn cả là nền tảng đó có thể phù hợp trong suốt quá trình tăng trưởng – từ khi công ty chỉ có 3 người đến khi mở rộng lên 30 hoặc 100 nhân sự. Một công cụ có thể mở rộng linh hoạt sẽ giúp tránh phải "chuyển nhà giữa đường", tiết kiệm rất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức.

Với góc nhìn này, chúng ta sẽ cùng so sánh Zoom và Zoho Meeting trên 4 khía cạnh: chi phí sử dụng, tính năng ở từng gói giá, chi phí gián tiếp và khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

So sánh chi phí sử dụng giữa Zoom và Zoho Meeting theo từng giai đoạn phát triển của startup

Về mặt bảng giá, cả Zoom và Zoho Meeting đều có gói miễn phí, tuy nhiên gói miễn phí của Zoom giới hạn cuộc họp chỉ 40 phút với 3 người trở lên, trong khi Zoho Meeting cho phép họp 60 phút, số người tối đa là 100 – một điểm cộng lớn cho startup.

Khi cần nâng cấp, giá Zoom tính theo từng người dùng, với mức 14.99 USD/tháng/người (gói Pro), trong khi Zoho Meeting có mức giá rẻ hơn đáng kể – chỉ từ 1 USD/người/tháng (gói cơ bản), hoặc 3 USD/người/tháng (gói chuyên nghiệp với đầy đủ tính năng ghi hình, phân quyền, báo cáo).

Tính ra, nếu doanh nghiệp có 5 người:

• Với Zoom: 14.99 x 5 = ~75 USD/tháng.

• Với Zoho Meeting: 3 x 5 = 15 USD/tháng.

Về dài hạn, Zoho tiết kiệm hơn đến 80% chi phí mỗi tháng, và điều đó cực kỳ ý nghĩa trong giai đoạn khởi nghiệp. Ngoài ra, Zoho còn cho phép trả theo từng tháng linh hoạt, không yêu cầu cam kết lâu dài, rất phù hợp cho các startup thử nghiệm mô hình kinh doanh, cần xoay chuyển liên tục.

So sánh tính năng trên từng gói giá – Zoho có thực sự tiết kiệm hơn không?

Một số người có thể cho rằng "giá rẻ thì tính năng cũng bị cắt giảm nhiều", nhưng thực tế lại không hẳn vậy. Trên các gói cơ bản, cả Zoom và Zoho Meeting đều có đầy đủ các tính năng thiết yếu: mời tham gia qua email/link, chia sẻ màn hình, chat, record cuộc họp, điều khiển từ xa, đặt lịch họp, và sử dụng trình duyệt không cần tải phần mềm.

Với gói trả phí thấp nhất, Zoho Meeting đã hỗ trợ:

• Ghi lại toàn bộ cuộc họp, lưu trữ trên cloud.

• Tạo phòng chờ cho khách mời.

• Quản lý quyền kiểm soát phòng họp.

• Báo cáo chi tiết về số người tham gia, thời gian, lượt phát lại.

Zoom ở gói Pro cũng hỗ trợ các tính năng này, tuy nhiên giới hạn thời gian lưu trữ bản ghi nhỏ hơn và ít tính năng phân quyền hơn nếu không nâng cấp thêm.

Một điểm đáng chú ý là Zoho Meeting hoạt động liền mạch trong hệ sinh thái Zoho. Nếu startup sử dụng thêm Zoho CRM, Zoho Mail, Zoho Calendar… thì cuộc họp có thể được tạo trực tiếp từ các ứng dụng này, không cần chuyển đổi qua lại. Zoom cũng có tích hợp, nhưng đa phần yêu cầu kỹ thuật và mất thời gian cấu hình nhiều hơn.

Chi phí gián tiếp – yếu tố ít ai để ý nhưng ảnh hưởng lớn đến ngân sách

Ngoài chi phí thuê bao hằng tháng, doanh nghiệp còn phải quan tâm đến chi phí gián tiếp – tức là các khoản chi không hiển nhiên nhưng vẫn phát sinh khi vận hành phần mềm.

Với Zoom, nhiều doanh nghiệp nhỏ gặp phải tình trạng phải thuê nhân sự IT cấu hình nâng cao, hoặc trả phí để mở rộng các tính năng như: tăng thời gian lưu trữ cloud, tăng số lượng người tham gia, tích hợp API... Ngoài ra, Zoom hoạt động mạnh nhất khi kết hợp với các công cụ khác như Slack, Microsoft Teams, Salesforce... mà phần lớn những công cụ này đều không miễn phí hoặc có chi phí cao. Startup sẽ phải tính toán kỹ nếu có ý định mở rộng tích hợp.

Ngược lại, Zoho Meeting đơn giản, dễ triển khai, không cần nhân sự kỹ thuật, lại tích hợp sẵn trong hệ sinh thái Zoho vốn có chi phí thấp, phù hợp cho khởi nghiệp. Các công cụ như Zoho Mail, Zoho Workdrive (lưu trữ), Zoho Projects (quản lý dự án) đều có gói miễn phí hoặc rất rẻ, nên khi kết hợp với Zoho Meeting tạo ra một hệ thống vận hành gần như không tốn kém thêm chi phí nào khác.

Về mặt hỗ trợ kỹ thuật, Zoho cũng cung cấp đội ngũ hỗ trợ trực tuyến miễn phí, nhanh và thân thiện hơn so với Zoom – vốn thiên về thị trường doanh nghiệp lớn nên xử lý yêu cầu thường chậm hơn.

Khả năng mở rộng – yếu tố quyết định phần mềm nào sẽ tiết kiệm hơn về lâu dài

Một startup luôn hy vọng sẽ phát triển nhanh chóng, mở rộng nhân sự và quy mô. Do đó, phần mềm ban đầu chọn không chỉ rẻ mà còn phải dễ nâng cấp, không cần thay đổi nền tảng giữa chừng vì điều đó vừa tốn chi phí, vừa gây gián đoạn.

Zoom có lợi thế là quy mô lớn, có thể hỗ trợ doanh nghiệp từ 1 đến hàng nghìn nhân sự. Các gói Zoom Business, Zoom Enterprise... có thể tùy chỉnh linh hoạt cho các doanh nghiệp phát triển nhanh. Nếu bạn dự kiến mở rộng lên hàng trăm người dùng trong vòng 1-2 năm, Zoom sẽ là nền tảng lý tưởng, bởi tính ổn định và khả năng tích hợp mạnh mẽ với hệ thống bên ngoài.

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp có kế hoạch tăng trưởng từ từ, hoặc ưu tiên tiết kiệm chi phí vận hành, thì Zoho Meeting vẫn là lựa chọn tối ưu. Với khả năng nâng cấp linh hoạt, thanh toán theo từng người dùng, và không ép buộc trả theo nhóm lớn như Zoom, Zoho phù hợp cho các startup mở rộng theo từng giai đoạn nhỏ mà không phải gánh thêm chi phí vượt mức.

Ngoài ra, nếu bạn dùng Zoho CRM, Zoho Recruit, Zoho People để quản lý khách hàng và nhân sự, thì Zoho Meeting sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong hệ sinh thái ấy, đảm bảo liền mạch mà không cần đầu tư thêm công cụ mới.

Nên chọn Zoom hay Zoho Meeting để tiết kiệm chi phí cho startup?

Tóm lại, nếu xét về tiêu chí tiết kiệm toàn diện – bao gồm giá thuê bao, chi phí triển khai, chi phí gián tiếp và khả năng mở rộng, thì Zoho Meeting rõ ràng là nền tảng có lợi thế hơn dành cho doanh nghiệp khởi nghiệp. Zoom là một công cụ mạnh mẽ, giàu tính năng và được tin dùng bởi các tập đoàn lớn. Tuy nhiên, với chi phí cao, cấu hình phức tạp hơn và định hướng dành cho doanh nghiệp quy mô lớn, Zoom sẽ phù hợp hơn khi startup đã tăng trưởng và có ngân sách đầu tư dài hạn.

Zoho Meeting tuy còn hạn chế về độ phổ biến, nhưng chính sự đơn giản, nhẹ nhàng, chi phí thấp và khả năng tích hợp sâu trong hệ sinh thái Zoho lại là "vũ khí bí mật" cho các startup muốn vận hành hiệu quả mà không tốn kém. Nhất là khi phần lớn công cụ Zoho đều có gói miễn phí hoặc rất rẻ, doanh nghiệp có thể xây dựng toàn bộ quy trình từ họp nhóm, email, lưu trữ, CRM, quản lý công việc… chỉ trong một hệ thống duy nhất. Vì vậy, nếu bạn đang bắt đầu hành trình khởi nghiệp và tìm kiếm một nền tảng họp trực tuyến tiết kiệm, ổn định, dễ dùng, thì Zoho Meeting là cái tên rất đáng để thử.