Làm workshop online với Zoom: Cần lưu ý gì?

Tuy nhiên, để tổ chức một workshop online bằng Zoom hiệu quả, người tổ chức cần nắm rõ các lưu ý quan trọng để buổi chia sẻ diễn ra suôn sẻ, thu hút người tham gia và mang lại trải nghiệm tốt nhất. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn danh sách những điểm cần chuẩn bị và lưu ý chi tiết khi làm workshop online với Zoom.

Xác định rõ mục tiêu và chủ đề workshop

Bước đầu tiên để tổ chức workshop online thành công là xác định mục tiêu cụ thể: bạn muốn truyền đạt điều gì? Giải quyết vấn đề gì? Đối tượng người tham dự là ai?

Ví dụ:

• Workshop đào tạo kỹ năng mềm cho sinh viên.

• Workshop giới thiệu sản phẩm mới cho khách hàng tiềm năng.

• Workshop chia sẻ kinh nghiệm chuyên môn cho đồng nghiệp trong ngành.

Việc xác định đúng đối tượng mục tiêu sẽ giúp bạn thiết kế nội dung phù hợp, chọn diễn giả phù hợp và xây dựng cách truyền đạt hiệu quả nhất.

Lên kịch bản chi tiết và mạch lạc

Dù là workshop trực tuyến, bạn vẫn cần có một kịch bản nội dung chặt chẽ để tránh rơi vào tình trạng “nói lan man”, mất tập trung hoặc hết thời gian mà chưa truyền tải được thông tin chính.

Một kịch bản workshop online nên bao gồm:

• Phần giới thiệu: Giới thiệu chủ đề, người dẫn dắt, mục tiêu buổi học.

• Phần nội dung chính: Trình bày các nội dung chia sẻ, có thể chia thành từng phần rõ ràng.

• Phần tương tác: Trả lời câu hỏi, làm bài tập nhỏ, thảo luận nhóm (breakout rooms).

• Phần tổng kết: Ôn lại nội dung chính, rút ra bài học, chia sẻ tài liệu.

Thời lượng mỗi phần nên được phân bổ rõ ràng, giúp giữ được sự hứng thú của người tham dự trong suốt buổi workshop.

Chọn phiên bản Zoom phù hợp

Zoom có hai lựa chọn chính:

• Zoom Meeting: Dùng cho các buổi workshop mang tính tương tác cao, khi bạn muốn người tham dự có thể phát biểu, chia sẻ màn hình hoặc bật camera. Phù hợp với nhóm nhỏ đến vừa (dưới 100–300 người).

• Zoom Webinar: Dành cho các workshop quy mô lớn, ít tương tác hai chiều. Người tham gia chỉ xem, nghe, đặt câu hỏi thông qua Q&A hoặc chat. Phù hợp cho các buổi workshop dạng trình bày, giới thiệu sản phẩm, đào tạo quy mô lớn.

Tùy vào mục tiêu và quy mô workshop, bạn có thể chọn hình thức Zoom phù hợp để tối ưu trải nghiệm.

Chuẩn bị thiết bị và môi trường làm việc chuyên nghiệp

Dù tổ chức online, hình ảnh và âm thanh vẫn là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng workshop.

Bạn nên chuẩn bị:

• Máy tính/laptop cấu hình tốt, tránh bị giật lag khi trình bày slide hoặc chạy ứng dụng.

• Tai nghe có micro giúp thu âm rõ ràng, loại bỏ tạp âm.

• Đèn chiếu sáng để tăng độ sáng cho khuôn mặt khi mở camera.

• Mạng internet ổn định, ưu tiên kết nối qua cáp LAN hoặc sử dụng gói mạng tốc độ cao.

• Không gian yên tĩnh, phông nền sạch sẽ hoặc sử dụng virtual background chuyên nghiệp trên Zoom.

Hãy chạy thử một buổi demo trước đó để đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng, tránh tình trạng trục trặc kỹ thuật trong buổi workshop chính thức.

Thiết kế slide và tài liệu hỗ trợ hấp dẫn

Workshop thành công phụ thuộc nhiều vào cách truyền đạt và tài liệu hỗ trợ. Một slide trình chiếu đẹp mắt, dễ hiểu, trực quan sẽ giúp người học tiếp thu tốt hơn.

Lưu ý khi thiết kế slide:

• Tránh quá nhiều chữ – nên chia nhỏ nội dung, sử dụng hình ảnh minh họa, biểu đồ.

• Dùng font dễ đọc, màu sắc hài hòa, thống nhất xuyên suốt.

• Tích hợp liên kết nhanh: dẫn tới các trang web, bài tập Google Form, video ngắn...

• Chuẩn bị tài liệu gửi kèm (PDF, bài tập, tài nguyên tham khảo…) để người tham dự có thể ôn tập sau buổi workshop.

Tương tác là yếu tố sống còn

Khác với hội thảo offline, người tham dự workshop online dễ bị phân tâm. Vì vậy, việc duy trì sự tương tác liên tục là yếu tố then chốt để giữ chân người học.

Một số gợi ý để tăng tương tác:

• Đặt câu hỏi nhanh, thăm dò ý kiến qua Zoom Poll.

• Tạo mini game hoặc quiz kiểm tra kiến thức.

• Mời người tham gia bật mic chia sẻ cảm nhận.

• Dùng Breakout Rooms để thảo luận nhóm.

• Duy trì không khí vui vẻ, hài hước khi phù hợp với nội dung.

Càng nhiều hoạt động tương tác, người tham gia sẽ càng cảm thấy gắn kết và hứng thú với workshop.

Gửi thư mời và nhắc lịch chuyên nghiệp

Một workshop chuyên nghiệp không thể thiếu phần truyền thông và nhắc lịch tự động. Bạn có thể sử dụng:

• Landing page hoặc Google Form đăng ký, thu thập thông tin người tham dự.

• Gửi email tự động xác nhận sau khi đăng ký.

• Nhắc lịch qua email/SMS/Zalo trước 1 ngày và 1 giờ để đảm bảo tỷ lệ tham gia cao.

• Tạo nhóm Facebook/Zalo/Telegram để cập nhật thông tin trước – trong – sau workshop.

Ngoài ra, bạn nên ghi lại buổi workshop (record) để chia sẻ cho người vắng mặt hoặc dùng làm tư liệu về sau.

Tổng kết và đo lường hiệu quả sau workshop

Sau buổi workshop, đừng quên tổng hợp và phân tích kết quả để rút kinh nghiệm và cải thiện cho những lần tiếp theo.

Các việc nên làm:

• Gửi email cảm ơn kèm tài liệu, slide, video buổi học.

• Gửi phiếu khảo sát ngắn để thu thập ý kiến đánh giá.

• Thống kê: số người đăng ký, số người tham gia thực tế, mức độ tương tác.

• Phân tích phản hồi: nội dung hay/dở, điểm cần cải thiện, đề xuất chủ đề tiếp theo…

Việc tổng kết bài bản sẽ giúp bạn nâng cao chất lượng và xây dựng uy tín cho các workshop trong tương lai.

Làm workshop online với Zoom là một giải pháp hiện đại, hiệu quả và dễ triển khai. Tuy nhiên, để buổi workshop diễn ra thành công và để lại ấn tượng tốt cho người tham gia, bạn cần chuẩn bị kỹ càng từ nội dung, thiết bị kỹ thuật đến cách thức tương tác và truyền thông. Hy vọng với những lưu ý trên, bạn sẽ có được một buổi workshop trực tuyến thành công, chuyên nghiệp và truyền cảm hứng.

Nếu bạn cần hỗ trợ thiết kế nội dung, chạy Zoom chuyên nghiệp hoặc truyền thông cho workshop online, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!