Sử dụng Zoom để làm việc từ xa – Giải pháp sau đại dịch

Trong số đó, Zoom đã nổi bật như một giải pháp toàn diện, linh hoạt và tiện lợi, giúp hàng triệu người trên toàn thế giới duy trì hiệu suất làm việc và kết nối hiệu quả với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng ở bất cứ đâu.

Bài viết sau sẽ phân tích chi tiết lý do vì sao sử dụng Zoom để làm việc từ xa là lựa chọn thông minh cho các cá nhân, doanh nghiệp trong giai đoạn hậu đại dịch. Đồng thời cung cấp hướng dẫn sử dụng, những lợi ích thiết thực, và các lưu ý để khai thác tối đa hiệu quả của công cụ này.

Zoom là gì? Giới thiệu tổng quan về nền tảng họp trực tuyến phổ biến

Zoom là một phần mềm hội họp trực tuyến được phát triển bởi Zoom Video Communications, chính thức ra mắt vào năm 2013. Tuy nhiên, phải đến năm 2020 – thời điểm đại dịch COVID-19 bùng nổ – Zoom mới thật sự trở thành “ngôi sao” của làng công nghệ khi lượng người dùng tăng trưởng gấp hàng chục lần chỉ trong vài tháng.

Zoom cho phép tổ chức cuộc họp qua video, audio, chat và chia sẻ màn hình một cách mượt mà. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và khả năng tương thích cao trên cả máy tính, điện thoại và trình duyệt web, Zoom nhanh chóng trở thành công cụ quen thuộc trong làm việc từ xa, học tập online và tổ chức sự kiện trực tuyến.

Vì sao Zoom trở thành giải pháp làm việc từ xa hàng đầu sau đại dịch?

• Sự linh hoạt trong kết nối: Một trong những điểm mạnh của Zoom là khả năng kết nối mọi người ở mọi nơi chỉ với một đường link mời. Người dùng không cần phải cài đặt phức tạp, không cần phải có tài khoản Zoom để tham gia một cuộc họp. Điều này giúp giảm thiểu rào cản kỹ thuật và tăng sự linh hoạt trong giao tiếp.

• Đáp ứng mọi nhu cầu hội họp từ nhỏ đến lớn: Từ một cuộc họp nội bộ chỉ vài người đến các hội thảo quốc tế với hàng trăm, thậm chí hàng nghìn người tham dự, Zoom đều có thể đáp ứng với chất lượng ổn định. Các gói dịch vụ linh hoạt giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn theo nhu cầu thực tế.

• Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp: Việc sử dụng Zoom giúp các tổ chức tiết kiệm đáng kể chi phí thuê mặt bằng, đi lại, chi phí ăn ở cho các cuộc họp, hội thảo. Đặc biệt, trong các công ty có đội ngũ phân tán ở nhiều tỉnh thành hoặc quốc gia khác nhau, Zoom là lựa chọn tiết kiệm và hiệu quả.

• Thúc đẩy chuyển đổi số: Sự xuất hiện của Zoom đóng vai trò quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Bằng cách tích hợp Zoom vào quy trình vận hành, doanh nghiệp có thể cải thiện tốc độ xử lý công việc, tối ưu hóa nhân sự và nâng cao khả năng phản ứng nhanh với các thay đổi từ thị trường.

Những lợi ích nổi bật của Zoom trong làm việc từ xa

• Nâng cao hiệu quả cộng tác: Zoom cho phép chia sẻ màn hình, làm việc trực tiếp trên tài liệu, chat nội bộ và ghi âm cuộc họp. Điều này tạo điều kiện cho các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau thảo luận, chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực, tương tác hiệu quả không kém gì khi làm việc tại văn phòng.

• Tăng tính chủ động và linh hoạt: Nhờ Zoom, người lao động có thể chủ động sắp xếp thời gian làm việc, cân bằng cuộc sống cá nhân và công việc. Các cuộc họp được đặt lịch linh hoạt, dễ dàng thay đổi hoặc lưu lại để xem sau, giúp tối ưu hóa thời gian làm việc hiệu quả.

• Giao diện thân thiện với người dùng: Dù là người dùng công nghệ hay không, ai cũng có thể dễ dàng sử dụng Zoom. Các nút bấm rõ ràng, tính năng tổ chức khoa học và hỗ trợ đa ngôn ngữ giúp mọi đối tượng đều có thể làm quen và sử dụng trong thời gian ngắn.

• Bảo mật thông tin: Zoom đã và đang cải tiến mạnh mẽ về bảo mật, bao gồm mã hóa end-to-end, kiểm soát người tham gia, cài đặt mật khẩu, xác thực người dùng… giúp giảm thiểu tối đa rủi ro rò rỉ thông tin khi làm việc từ xa.

Các tính năng Zoom nổi bật hỗ trợ làm việc từ xa

Hướng dẫn sử dụng Zoom hiệu quả trong môi trường làm việc từ xa

Bước 1: Tạo tài khoản Zoom

• Truy cập: https://zoom.us

• Chọn “Sign Up, It’s Free” và điền email đăng ký.

• Xác thực email và hoàn tất đăng ký tài khoản.

Bước 2: Cài đặt phần mềm Zoom

• Có thể tải Zoom dành cho máy tính (Windows/macOS) hoặc thiết bị di động (iOS/Android).

• Zoom cũng hỗ trợ sử dụng ngay trên trình duyệt mà không cần cài đặt phần mềm.

Bước 3: Tạo cuộc họp

• Mở Zoom, chọn “New Meeting” để bắt đầu họp ngay hoặc “Schedule” để lên lịch.

• Tùy chỉnh cài đặt: đặt mật khẩu, bật/tắt video, giới hạn người tham gia, v.v.

• Gửi link mời qua email, tin nhắn hoặc các nền tảng chat nội bộ.

Bước 4: Quản lý cuộc họp

• Giao diện Zoom cho phép quản trị viên kiểm soát micro, video người tham gia.

• Có thể chia breakout rooms, bật bảng trắng, chia sẻ tài liệu, bật phụ đề tự động…

• Sử dụng nút “Record” để ghi lại nội dung cuộc họp.

Những lưu ý để họp từ xa hiệu quả hơn với Zoom

• Chuẩn bị trước nội dung: Luôn có agenda (chương trình họp) rõ ràng để tránh mất thời gian.

• Đảm bảo thiết bị hoạt động tốt: Kiểm tra webcam, micro, tai nghe và kết nối mạng.

• Không gian yên tĩnh, ánh sáng tốt: Giúp tăng sự tập trung và thể hiện sự chuyên nghiệp.

• Tắt micro khi không phát biểu: Giảm tạp âm, tránh làm phiền người khác.

• Ghi chú trong cuộc họp: Dù có ghi hình, việc ghi chú giúp nắm bắt thông tin quan trọng và dễ chia sẻ lại với nhóm.

Các gói Zoom và lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp

Xu hướng tương lai: Zoom không chỉ là họp trực tuyến

Zoom không ngừng đổi mới để trở thành nền tảng cộng tác toàn diện:

• Zoom Phone: Dịch vụ điện thoại qua Internet tích hợp với nền tảng Zoom.

• Zoom Rooms: Phòng họp vật lý với trang bị hiện đại, kết nối trực tiếp với phần mềm Zoom.

• Zoom Events và Webinars: Tổ chức sự kiện trực tuyến, hội thảo, livestream chuyên nghiệp.

• Zoom AI Companion: Trợ lý AI giúp ghi chú tự động, tóm tắt nội dung cuộc họp, tạo tác vụ…

Với định hướng trở thành trung tâm làm việc kỹ thuật số, Zoom đang đầu tư mạnh vào trí tuệ nhân tạo, bảo mật dữ liệu và khả năng mở rộng hệ sinh thái tích hợp.

Zoom đã, đang và sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong mô hình làm việc hiện đại. Việc sử dụng Zoom để làm việc từ xa không chỉ giúp doanh nghiệp thích nghi tốt hơn với những biến động toàn cầu, mà còn mở ra cánh cửa tới một môi trường làm việc linh hoạt, năng suất và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Trong thời đại mà kết nối và cộng tác không còn bị giới hạn bởi không gian và thời gian, Zoom chính là cầu nối giúp con người làm việc, học tập và phát triển mọi lúc mọi nơi. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa tận dụng triệt để nền tảng này, thì đây chính là thời điểm phù hợp để bắt đầu.