Zoom và vấn đề bảo mật thông tin doanh nghiệp – Cần lưu ý gì?

Vậy Zoom có thực sự an toàn không? Và doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế rủi ro bảo mật? Bài viết sau sẽ giúp bạn nhận diện nguy cơ, hiểu rõ cơ chế bảo vệ của Zoom và đưa ra các giải pháp thiết thực để sử dụng nền tảng này một cách an toàn.

Zoom – Giải pháp hội họp trực tuyến mạnh mẽ nhưng tiềm ẩn rủi ro

Zoom mang đến trải nghiệm họp trực tuyến nhanh chóng, hỗ trợ đa nền tảng, cho phép hàng trăm đến hàng nghìn người tham gia cùng lúc. Đây là lý do khiến Zoom trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều công ty lớn nhỏ trên toàn thế giới.

Tuy nhiên, bên dưới sự phổ biến đó là một số nguy cơ bảo mật có thể phát sinh nếu không được kiểm soát chặt chẽ, bao gồm:

• Rò rỉ dữ liệu do thiết lập cuộc họp không đúng cách

• Tấn công từ bên ngoài (Zoombombing)

• Kẻ gian giả mạo để lừa đảo trong các cuộc họp

• Thiếu chính sách kiểm soát quyền truy cập và ghi âm

• Chia sẻ nội dung hoặc tài liệu nhạy cảm ngoài ý muốn

Những nguy cơ này không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân người tham gia mà còn đe dọa toàn bộ hệ thống vận hành thông tin nội bộ của doanh nghiệp.

Những tình huống rò rỉ bảo mật khi dùng Zoom doanh nghiệp từng gặp phải

• Cuộc họp bị người lạ xâm nhập: Trường hợp phổ biến là ID cuộc họp hoặc đường link bị rò rỉ, khiến người lạ có thể vào họp dù không được mời. Đôi khi họ còn bật webcam, phát video phản cảm hoặc nghe lén nội dung nhạy cảm.

• Lỗi do ghi hình không kiểm soát: Zoom hỗ trợ ghi âm và ghi hình cuộc họp. Tuy nhiên, nếu người tham gia không biết mình bị ghi hình, hoặc file ghi hình được chia sẻ sai đối tượng, sẽ khiến thông tin bị phát tán không kiểm soát.

• Nhân viên dùng tài khoản cá nhân để họp: Nhiều nhân viên sử dụng Zoom bản miễn phí hoặc tài khoản cá nhân để họp với đối tác, khách hàng. Điều này khiến doanh nghiệp không kiểm soát được các dữ liệu truyền tải, tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ ngoài hệ thống.

• Lừa đảo qua cuộc họp giả mạo: Tin tặc có thể giả mạo email hoặc danh tính nhân sự công ty để gửi lời mời họp Zoom. Khi nạn nhân click vào link giả mạo, họ có thể bị lộ thông tin đăng nhập, dữ liệu hệ thống hoặc dính mã độc.

Zoom đã cải thiện bảo mật như thế nào?

Trước áp lực từ người dùng và chuyên gia bảo mật, Zoom đã liên tục cập nhật và bổ sung các tính năng bảo vệ người dùng doanh nghiệp:

• Mã hóa đầu cuối (E2EE): Giúp bảo vệ nội dung cuộc họp khỏi việc bị can thiệp giữa chừng.

• Tính năng Waiting Room: Cho phép người tổ chức kiểm soát ai được vào phòng họp.

• Cảnh báo ghi âm: Khi cuộc họp được ghi hình, tất cả người tham gia đều nhận thông báo rõ ràng.

• Giới hạn chia sẻ màn hình và file: Chỉ cho phép người tổ chức kiểm soát hành vi chia sẻ.

• Phân quyền quản trị Zoom cho doanh nghiệp: Tạo vai trò quản lý với mức độ truy cập khác nhau.

Tuy nhiên, dù Zoom đã cải thiện, trách nhiệm bảo vệ thông tin vẫn phần lớn thuộc về người dùng và doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần làm gì để bảo vệ thông tin khi dùng Zoom?

Để đảm bảo tính riêng tư và an toàn dữ liệu trong môi trường họp trực tuyến, doanh nghiệp cần triển khai một loạt biện pháp kỹ thuật, tổ chức và quản lý nhân sự như sau:

Chính sách nội bộ về họp trực tuyến

Ban hành quy chế cụ thể như:

• Ai được phép tổ chức họp Zoom?

• Những nội dung nào được phép ghi hình hoặc chia sẻ?

• Quy trình xử lý dữ liệu sau cuộc họp (ghi hình, biên bản, lưu trữ...)

Sử dụng Zoom trả phí dành cho doanh nghiệp

Zoom có các gói Pro, Business, Enterprise giúp quản lý người dùng, bảo mật dữ liệu tốt hơn bản miễn phí. Doanh nghiệp nên:

• Cấp tài khoản email công ty cho nhân viên dùng Zoom

• Thiết lập nhóm người dùng theo phòng ban, vị trí

• Giám sát nhật ký cuộc họp và hành vi truy cập

Đào tạo nhân viên nhận thức về bảo mật

Nhân viên cần được hướng dẫn:

• Không chia sẻ link họp ra bên ngoài

• Kiểm tra kỹ danh tính người gửi link Zoom

• Tắt camera và micro khi không sử dụng

• Không chia sẻ màn hình chứa thông tin nội bộ

Thiết lập an toàn cho từng cuộc họp

Người tổ chức họp cần:

• Kích hoạt mật khẩu và phòng chờ

• Tắt tính năng chia sẻ màn hình nếu không cần thiết

• Không sử dụng lại Meeting ID cũ cho nhiều cuộc họp khác nhau

• Giới hạn người tham gia bằng cách xác minh email công ty

Bảo mật ghi hình và tài liệu

Nếu có ghi hình, hãy:

• Lưu file ở nơi chỉ quản lý có quyền truy cập

• Đặt mật khẩu nếu chia sẻ qua đường link

• Gỡ hoặc chỉnh sửa các phần chứa thông tin nhạy cảm

Cân nhắc giải pháp thay thế hoặc tích hợp song song với Zoom

Nếu doanh nghiệp cần thêm lớp bảo vệ hoặc tuân thủ quy định bảo mật nghiêm ngặt như ISO 27001, GDPR, có thể:

• Tích hợp Zoom với phần mềm quản lý nội bộ (ERP, CRM) để tăng kiểm soát truy cập

• Kết hợp Zoom với hệ thống xác thực đa lớp (MFA) để ngăn đăng nhập trái phép

• Chuyển sang các nền tảng bảo mật hơn như Microsoft Teams (tích hợp chặt chẽ với Microsoft 365) hoặc Cisco Webex

Không thể phủ nhận Zoom là công cụ tuyệt vời giúp doanh nghiệp linh hoạt trong thời đại làm việc số. Tuy nhiên, để tận dụng hiệu quả mà không đánh đổi bằng sự an toàn, doanh nghiệp cần chủ động thiết lập quy tắc, kiểm soát quyền truy cập và nâng cao nhận thức bảo mật cho toàn bộ hệ thống.

Nhớ rằng: bảo mật không phải là tính năng – nó là quá trình liên tục. Và Zoom chỉ là công cụ. Cách doanh nghiệp bạn sử dụng mới là yếu tố quyết định thông tin nội bộ có được an toàn hay không.