Mẹo ẩn thông tin cá nhân khi dùng Zoom

Vậy làm sao để hạn chế tối đa những rủi ro này? Bài viết sau sẽ cung cấp cho bạn tất cả các mẹo ẩn thông tin cá nhân khi dùng Zoom, từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn sử dụng nền tảng này một cách an toàn và chuyên nghiệp.

Tại sao cần ẩn thông tin cá nhân khi dùng Zoom?

Trước khi tìm hiểu các mẹo cụ thể, hãy cùng điểm qua lý do vì sao việc ẩn thông tin cá nhân trên Zoom lại quan trọng đến vậy:

• Tránh rò rỉ dữ liệu cá nhân: Tên thật, email, ảnh đại diện, vị trí, và thông tin thiết bị là những dữ liệu cá nhân dễ dàng bị người khác nhìn thấy hoặc khai thác nếu bạn không có biện pháp bảo vệ. Những thông tin này có thể bị sử dụng vào mục đích lừa đảo, tiếp thị không mong muốn hoặc theo dõi hành vi cá nhân.

• Ngăn chặn việc bị theo dõi và quấy rối: Đã từng có nhiều trường hợp người dùng bị người lạ kết bạn, nhắn tin hoặc gửi thư rác sau khi họp Zoom chung chỉ một lần. Điều này xuất phát từ việc thông tin cá nhân bị hiển thị quá rõ ràng mà người dùng không hay biết.

• Bảo vệ hình ảnh chuyên nghiệp: Đối với người làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, việc tiết lộ quá nhiều thông tin có thể ảnh hưởng đến hình ảnh cá nhân, nhất là khi bạn chia sẻ màn hình hoặc bật webcam trong không gian riêng tư.

Những thông tin cá nhân có thể bị lộ trên Zoom

Khi tham gia Zoom, những thông tin sau có thể bị công khai nếu bạn không thiết lập đúng:

• Họ và tên thật

• Ảnh đại diện

• Email đăng nhập

• Địa điểm (nếu kết nối qua IP công khai)

• ID cuộc họp cá nhân (PMI)

• Lịch sử các cuộc họp đã tham gia

• Thông tin hiển thị khi chia sẻ màn hình

• Các tệp đã gửi trong phần chat

Vì vậy, việc kiểm soát từng mục này là điều cần thiết nếu bạn muốn giữ sự riêng tư tuyệt đối.

Hướng dẫn chi tiết các mẹo ẩn thông tin cá nhân khi dùng Zoom

Thay đổi tên hiển thị khi tham gia cuộc họp

Cách thực hiện:

• Trên giao diện Zoom, nhấn vào ảnh đại diện > Profile.

• Chọn Edit tại dòng tên.

• Đổi sang biệt danh, họ viết tắt hoặc tên chuyên nghiệp (ví dụ: "T. Nguyen" thay vì "Nguyễn Thị Thanh Tuyền").

Lợi ích: Giúp bạn giữ ẩn danh khi tham gia các cuộc họp công khai hoặc webinar.

Xóa hoặc thay ảnh đại diện

Cách thực hiện:

• Truy cập trang web Zoom > Profile.

• Nhấn Change ở mục ảnh đại diện.

• Chọn Remove để xóa ảnh hoặc tải ảnh đại diện trung tính (biểu tượng, ảnh đồ họa…).

Lưu ý: Ảnh đại diện có thể bị ghi lại trong bản chụp màn hình hoặc video ghi hình cuộc họp.

Sử dụng Virtual Background hoặc làm mờ nền

Nếu bạn không muốn người khác thấy không gian sống phía sau:

• Truy cập Settings > Background & Effects.

• Chọn Blur để làm mờ hoặc chọn một hình ảnh background an toàn.

Ưu điểm: Duy trì tính chuyên nghiệp mà vẫn đảm bảo quyền riêng tư cá nhân.

Không sử dụng ID cuộc họp cá nhân (PMI)

ID cá nhân (Personal Meeting ID) là cố định – nếu bạn dùng thường xuyên, người khác có thể ghi nhớ hoặc chia sẻ ID này.

Cách tắt:

• Khi tạo cuộc họp mới, luôn chọn Generate Automatically để hệ thống tạo ID ngẫu nhiên.

• Truy cập Settings > Schedule Meeting, tắt tùy chọn sử dụng PMI.

Sử dụng email phụ để đăng ký Zoom

Thay vì dùng email chính, bạn có thể dùng một email phụ chỉ phục vụ các ứng dụng họp trực tuyến.

Lợi ích:

• Tránh spam hoặc rò rỉ email chính.

• Phân tách rõ giữa công việc và cá nhân.

Tắt quyền chia sẻ màn hình mặc định

Nếu bạn là host, hãy giới hạn quyền chia sẻ màn hình của người tham gia:

• Truy cập Settings > In Meeting (Basic).

• Ở mục Screen sharing, chọn chỉ Host mới có quyền chia sẻ.

Mục đích: Ngăn người khác chia sẻ nội dung không phù hợp hoặc gây mất an toàn.

Không để lộ tệp hoặc chat riêng tư

Các tệp tin hoặc nội dung trong mục chat có thể bị người khác lưu lại. Khi sử dụng tính năng này:

• Tránh gửi hình ảnh cá nhân, tài liệu nội bộ, hoặc đường link riêng tư.

• Kiểm tra cài đặt chat để tắt quyền gửi/nhận file.

Cài đặt quyền riêng tư và bảo mật trong Zoom

Zoom cung cấp hàng loạt tính năng bảo mật mà người dùng có thể thiết lập dễ dàng:

Kích hoạt phòng chờ (Waiting Room)

Mỗi khi có người tham gia, bạn có quyền duyệt thủ công:

• Vào Settings > Security.

• Bật tùy chọn Waiting Room.

Điều này đặc biệt hữu ích trong các cuộc họp công khai hoặc khi chia sẻ link mời rộng rãi.

Đặt mật khẩu cho cuộc họp

Để ngăn người lạ vào cuộc họp:

• Khi lên lịch họp, bật Require meeting password.

• Không chia sẻ link chứa mật khẩu công khai.

Tắt tự động ghi lại cuộc họp

Một số tài khoản Zoom có cài đặt tự động ghi hình, điều này dễ làm rò rỉ thông tin:

• Vào Settings > Recording, tắt tùy chọn Auto Record.

Hạn chế quyền của người tham gia

• Tắt tính năng Private chat nếu không cần thiết.

• Không cấp quyền ghi hình cho người tham gia.

• Tắt hoặc giới hạn chức năng “Rename” để tránh giả mạo danh tính.

Mẹo nâng cao để bảo mật tối đa khi dùng Zoom

Ngoài những mẹo cơ bản ở trên, người dùng nên thực hiện thêm các biện pháp nâng cao sau:

+ Đăng nhập bằng phương thức bảo mật 2 lớp (2FA)

• Truy cập Zoom Account Settings > Sign-in Method.

• Bật xác minh 2 bước qua email hoặc ứng dụng xác thực (Google Authenticator, Microsoft Authenticator…).

+ Cập nhật phần mềm Zoom thường xuyên: Zoom liên tục phát hành bản vá lỗi và nâng cấp tính năng bảo mật. Đảm bảo bạn luôn dùng phiên bản mới nhất để tránh lỗ hổng.

+ Sử dụng trình duyệt riêng tư khi truy cập Zoom Web: Nếu không dùng phần mềm Zoom, hãy truy cập Zoom Web bằng trình duyệt ẩn danh để tránh lưu cookie và thông tin cá nhân.

+ Kiểm tra quyền truy cập của ứng dụng bên thứ ba: Zoom có thể tích hợp với nhiều ứng dụng như Google Calendar, Trello, Slack… Tuy nhiên, bạn cần kiểm soát quyền truy cập:

• Truy cập App Marketplace > Manage > Installed Apps.

• Gỡ bỏ các ứng dụng không cần thiết hoặc không rõ nguồn gốc.

Một số tình huống phổ biến khiến bạn vô tình lộ thông tin cá nhân

Việc sử dụng Zoom không chỉ đòi hỏi kỹ năng công nghệ mà còn cần ý thức về bảo mật và quyền riêng tư. Thực tế cho thấy, chỉ một vài sơ suất nhỏ cũng có thể khiến bạn để lộ thông tin cá nhân không mong muốn. Hy vọng với những mẹo ẩn thông tin cá nhân khi dùng Zoom được chia sẻ ở trên, bạn sẽ có thể tự bảo vệ mình một cách hiệu quả hơn trong môi trường làm việc và học tập trực tuyến.

Đừng để sự tiện lợi đánh đổi bằng sự riêng tư. Hãy chủ động kiểm soát thông tin cá nhân của bạn – bắt đầu từ những hành động nhỏ nhưng có ý nghĩa lớn ngay hôm nay.