Tối ưu ngân sách họp online: So sánh chi phí giữa Zoom và Zoho Meeting

Các cuộc họp online không còn là lựa chọn thay thế mà đã trở thành một phần tất yếu của môi trường làm việc hiện đại. Vì vậy, việc lựa chọn một phần mềm hội họp vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm là bài toán quan trọng đối với mọi tổ chức.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu phân tích và so sánh chi phí sử dụng giữa hai nền tảng Zoom và Zoho Meeting – hai lựa chọn phổ biến nhất hiện nay – để giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp nhằm tối ưu hóa ngân sách họp trực tuyến.

Chi phí sử dụng Zoom: Mức giá cao kèm theo nhiều điều kiện mở rộng

Zoom là một trong những nền tảng họp trực tuyến phổ biến nhất trên thế giới, đặc biệt kể từ thời điểm đại dịch COVID-19 bùng phát. Tuy nhiên, chi phí để sử dụng Zoom một cách hiệu quả và chuyên nghiệp lại không hề rẻ, đặc biệt đối với các doanh nghiệp đang khởi đầu hoặc cần kiểm soát ngân sách chặt chẽ.

Gói miễn phí của Zoom cho phép tổ chức cuộc họp với tối đa 100 người, nhưng giới hạn thời lượng chỉ 40 phút. Với các cuộc họp nhóm thường xuyên, giới hạn này trở thành bất tiện lớn. Để vượt qua rào cản này, người dùng buộc phải đăng ký gói trả phí – phổ biến nhất là gói Pro, có giá khoảng 14.99 USD/người dùng/tháng. Chi phí này nhân lên rất nhanh nếu doanh nghiệp có nhiều nhân sự cần tổ chức cuộc họp.

Không dừng lại ở đó, các tính năng nâng cao như webinar, ghi hình lên cloud, hoặc tích hợp với các phần mềm quản lý doanh nghiệp đều yêu cầu mua thêm các tiện ích mở rộng (add-on), hoặc nâng cấp lên gói Business hay Enterprise. Điều này khiến tổng chi phí thực tế khi sử dụng Zoom thường cao hơn nhiều lần so với giá niêm yết ban đầu.

Chi phí sử dụng Zoho Meeting: Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và startup

Trong khi Zoom phổ biến toàn cầu, thì Zoho Meeting lại ghi điểm nhờ sự đơn giản, giá cả cạnh tranh và khả năng tích hợp tốt với các phần mềm quản lý của chính hệ sinh thái Zoho. Đây chính là lý do vì sao Zoho Meeting ngày càng được ưa chuộng trong cộng đồng doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Zoho Meeting có chính sách giá rõ ràng và cực kỳ thân thiện với ngân sách. Gói miễn phí cho phép tổ chức cuộc họp 1:1 hoặc họp nhóm nhỏ mà không giới hạn thời lượng. Khi cần nâng cấp, các gói trả phí của Zoho Meeting chỉ từ 1 USD/người dùng/tháng (thanh toán theo năm) – mức giá rất cạnh tranh trên thị trường. Ngay cả gói cao hơn, phục vụ hội thảo và webinar, cũng có mức giá chỉ từ 8 – 63 USD/tháng, thấp hơn nhiều so với Zoom ở cùng phân khúc.

Điều đáng chú ý là Zoho tính phí theo số lượng host (người tổ chức cuộc họp), không tính theo số lượng người tham dự. Với một công ty nhỏ, chỉ cần 1-2 người làm host, toàn bộ các phòng ban khác có thể tham gia mà không cần trả thêm chi phí. Đây là lợi thế lớn giúp tiết kiệm ngân sách mà ít nền tảng nào khác có được.

So sánh tổng chi phí giữa Zoom và Zoho Meeting theo quy mô sử dụng

Để có cái nhìn cụ thể hơn, hãy cùng giả định một doanh nghiệp có khoảng 10 nhân sự thường xuyên sử dụng họp online.

• Zoom (Gói Pro): 14.99 USD x 10 người dùng = 149.9 USD/tháng

• Zoho Meeting (Gói 3 USD/người dùng/tháng): 3 USD x 2 host = 6 USD/tháng

Sự chênh lệch lên đến hơn 143 USD mỗi tháng – tương đương hơn 1.700 USD/năm. Với các doanh nghiệp khởi nghiệp hoặc có ngân sách hạn hẹp, đây là con số rất đáng cân nhắc. Sự tiết kiệm này không chỉ đến từ giá gói dịch vụ, mà còn từ cách tính linh hoạt của Zoho theo từng nhu cầu thực tế sử dụng.

Chi phí ẩn và khả năng mở rộng trong tương lai

Một yếu tố mà doanh nghiệp cũng cần lưu tâm là chi phí ẩn. Đây là những khoản chi không xuất hiện trực tiếp trong bảng giá, nhưng ảnh hưởng đến tổng ngân sách như:

• Chi phí đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm

• Chi phí tích hợp phần mềm họp với các công cụ khác

• Chi phí nâng cấp khi quy mô công ty tăng lên

Về điểm này, Zoho Meeting có lợi thế nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng các phần mềm trong hệ sinh thái Zoho như Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Mail… Vì việc tích hợp giữa các sản phẩm Zoho là miễn phí, nhanh chóng và mượt mà, không cần cài đặt phức tạp hoặc mua thêm plugin.

Trong khi đó, Zoom thường yêu cầu dùng các add-on của bên thứ ba (như Zapier, Slack, hoặc Google Workspace), và một số trong đó yêu cầu thêm chi phí hoặc tài khoản trung gian để đồng bộ.

Ngoài ra, chi phí nâng cấp Zoom khi số lượng nhân sự tăng lên cũng rất đáng kể, bởi mỗi người tổ chức họp cần có license riêng. Trong khi đó, với Zoho, bạn có thể linh hoạt chỉ mua thêm host khi thực sự cần – điều này giúp bạn kiểm soát chi phí tốt hơn khi mở rộng doanh nghiệp.

Khả năng quản trị và hỗ trợ kỹ thuật theo gói dịch vụ

Một điểm khác biệt nữa là chế độ hỗ trợ kỹ thuật và tính năng quản trị: Zoom có hỗ trợ khách hàng khá tốt, nhưng các gói thấp thường chỉ nhận được hỗ trợ qua email hoặc ticket, không có đường dây nóng trực tiếp. Trong khi đó, Zoho Meeting cung cấp hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp qua điện thoại hoặc chat ngay cả với gói rẻ, một ưu điểm đáng kể cho các doanh nghiệp không có bộ phận IT riêng.

Về mặt quản trị người dùng, cả hai nền tảng đều cho phép phân quyền, tạo nhóm, cài đặt quyền tổ chức... Tuy nhiên, Zoho có giao diện quản trị đơn giản và trực quan hơn, phù hợp với người dùng không chuyên IT. Điều này gián tiếp giảm chi phí vận hành và giảm tải công việc quản trị hệ thống.

Qua so sánh chi tiết, có thể thấy rằng Zoom tuy mạnh về thương hiệu và tính năng nâng cao, nhưng lại đòi hỏi mức đầu tư tài chính lớn và khó mở rộng nếu doanh nghiệp có nhiều người tổ chức cuộc họp. Trong khi đó, Zoho Meeting nổi bật nhờ mức giá cạnh tranh, cách tính phí linh hoạt và khả năng tích hợp tốt với hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp, đặc biệt phù hợp với nhóm khách hàng SME và startup.

Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ, vừa thành lập, hoặc đang cần tinh gọn chi phí vận hành trong giai đoạn khó khăn, Zoho Meeting chắc chắn là lựa chọn nên cân nhắc. Ngay cả với các công ty đã dùng Zoom, việc chuyển đổi sang Zoho Meeting cũng không quá phức tạp, và có thể giúp tiết kiệm hàng chục triệu đồng mỗi năm chỉ tính riêng chi phí họp online.