Microsoft Teams vs Zoom: Đâu là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp năm 2025?

Tuy nhiên, bước sang năm 2025, với sự phát triển vượt bậc của AI, bảo mật đám mây, tích hợp hệ sinh thái và xu hướng "Smart Work", câu hỏi đặt ra là: Microsoft Teams hay Zoom sẽ là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp trong thời đại mới?

Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện, chi tiết và khách quan dựa trên các tiêu chí quan trọng như: giao diện, tính năng, bảo mật, chi phí, tích hợp, khả năng mở rộng và xu hướng công nghệ năm 2025. Từ đó giúp bạn chọn ra nền tảng phù hợp nhất với nhu cầu doanh nghiệp.

Mức độ phổ biến và mục tiêu sử dụng

Microsoft Teams và Zoom đều được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu, nhưng chúng phục vụ những nhu cầu khác nhau. Microsoft Teams nổi bật trong môi trường doanh nghiệp có sử dụng bộ công cụ Microsoft 365, nhờ khả năng tích hợp mạnh mẽ với Word, Excel, Outlook, SharePoint, OneDrive và nhiều công cụ quản trị khác. Trong khi đó, Zoom được đánh giá cao ở tính đơn giản, dễ tiếp cận và linh hoạt, đặc biệt phù hợp với các tổ chức tập trung vào hội họp, giảng dạy, sự kiện trực tuyến hoặc cần kết nối nhanh chóng với khách hàng, đối tác.

Với sự phát triển không ngừng, cả hai nền tảng đã vượt qua vai trò là công cụ họp online đơn thuần để trở thành hệ sinh thái cộng tác toàn diện. Tuy nhiên, mục tiêu cốt lõi của mỗi nền tảng vẫn còn khác biệt rõ nét: Microsoft Teams là công cụ cộng tác nội bộ tích hợp đa chiều, còn Zoom tập trung vào giao tiếp hình ảnh hiệu quả và sự kiện số.

So sánh tính năng nổi bật

Về cơ bản, cả hai nền tảng đều cung cấp các tính năng họp video, gọi thoại, chat nhóm, chia sẻ màn hình và ghi lại cuộc họp. Tuy nhiên, mỗi nền tảng có thế mạnh riêng biệt:

Microsoft Teams vượt trội nhờ khả năng tích hợp liền mạch với Microsoft 365, cho phép người dùng tạo tài liệu Word, Excel, PowerPoint ngay trong cuộc trò chuyện hoặc cuộc họp. Các kênh Teams được thiết kế để tổ chức công việc theo nhóm, theo dự án hoặc phòng ban, giúp quản lý tài liệu, nhiệm vụ và giao tiếp một cách liền mạch. Ngoài ra, Teams tích hợp với Microsoft Planner và To Do để theo dõi công việc, cũng như hỗ trợ các ứng dụng bên thứ ba như Trello, Asana, GitHub...

Zoom, ngược lại, nổi bật ở khả năng tổ chức cuộc họp mượt mà, chất lượng video và âm thanh cao, hỗ trợ hàng nghìn người tham dự với độ ổn định cao. Các tính năng như breakout rooms (chia nhóm nhỏ), nền ảo, bảng trắng kỹ thuật số (Zoom Whiteboard), và gần đây là AI Companion giúp người dùng ghi chú, tóm tắt nội dung và đề xuất hành động sau cuộc họp một cách tự động.

Một điểm đáng chú ý là Zoom đang mở rộng sang các lĩnh vực khác với Zoom Phone (hệ thống điện thoại cloud-based), Zoom Contact Center (trung tâm liên lạc khách hàng), và Zoom Events (tổ chức sự kiện trực tuyến). Điều này biến Zoom thành nền tảng hội họp và tương tác khách hàng toàn diện, không chỉ là công cụ nội bộ.

Khả năng tích hợp và mở rộng

Microsoft Teams là lựa chọn lý tưởng nếu doanh nghiệp đã sử dụng Microsoft 365 làm hệ thống lõi. Khả năng tích hợp sẵn giữa Teams với các ứng dụng như Outlook, SharePoint, OneDrive giúp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả công việc. Ngoài ra, Microsoft còn cung cấp Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI) giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình làm việc, phân tích dữ liệu và xây dựng ứng dụng nội bộ ngay trong Teams.

Zoom không phải là một phần của hệ sinh thái văn phòng như Microsoft 365, nhưng lại cho phép tích hợp rất nhiều công cụ bên ngoài qua Zoom App Marketplace. Từ Slack, Google Calendar, Salesforce, đến Hubspot, Trello, Notion, Zoom hỗ trợ tốt việc kết nối với các phần mềm quản lý công việc, CRM, và các nền tảng marketing. Điều này giúp Zoom trở thành lựa chọn hấp dẫn với doanh nghiệp hoạt động linh hoạt, đa hệ thống, hoặc cần tổ chức sự kiện và tiếp cận khách hàng thường xuyên.

Trải nghiệm người dùng và giao diện

Zoom được đánh giá cao nhờ giao diện đơn giản, dễ sử dụng cho cả người tổ chức lẫn người tham gia. Việc tạo phòng họp, mời người dùng, chia sẻ màn hình, ghi lại phiên làm việc đều rất trực quan, đặc biệt phù hợp với môi trường đào tạo, hội thảo online và sự kiện có quy mô lớn.

Microsoft Teams lại có giao diện phong phú hơn, đôi khi bị đánh giá là hơi “nặng” với người dùng mới, do tích hợp quá nhiều tính năng trong một nền tảng. Tuy nhiên, đối với người dùng đã quen thuộc với Microsoft 365, việc thao tác trong Teams sẽ nhanh chóng và hiệu quả, nhất là khi cần phối hợp tài liệu, lịch làm việc, email và các công cụ quản lý dự án.

Khả năng bảo mật và quyền riêng tư

Cả Microsoft Teams và Zoom đều đầu tư mạnh vào bảo mật – yếu tố sống còn trong môi trường doanh nghiệp. Microsoft Teams áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt như mã hóa đầu cuối, xác thực đa yếu tố (MFA), kiểm soát quyền truy cập theo vai trò và các chứng nhận ISO/IEC 27001, HIPAA, GDPR.

Zoom sau sự cố bảo mật vào năm 2020 đã nâng cấp đáng kể nền tảng của mình. Đến năm 2025, Zoom cung cấp mã hóa end-to-end, khóa cuộc họp, xác thực hai bước, kiểm soát người tham dự và tính năng báo cáo hành vi đáng ngờ. Zoom cũng tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế và cung cấp gói riêng cho tổ chức y tế, giáo dục, tài chính.

Chi phí và mô hình định giá

Về giá cả, cả hai nền tảng đều có gói miễn phí và trả phí với mức giá linh hoạt theo nhu cầu.

• Microsoft Teams được đi kèm miễn phí với các gói Microsoft 365 Business (Basic, Standard, Premium), từ khoảng 5 USD – 22 USD/user/tháng, bao gồm các công cụ văn phòng khác.

• Zoom cung cấp các gói từ Zoom Basic (miễn phí, giới hạn thời gian), Zoom Pro, Business và Enterprise, với mức giá từ 14.99 USD/user/tháng. Ngoài ra, các dịch vụ mở rộng như Zoom Webinar, Zoom Phone hoặc Zoom Contact Center được tính phí riêng.

Doanh nghiệp đã sử dụng Microsoft 365 sẽ tiết kiệm đáng kể nếu chọn Teams, trong khi Zoom lại hấp dẫn nếu bạn chỉ cần nền tảng hội họp hiệu quả, không yêu cầu sử dụng bộ công cụ văn phòng kèm theo.

Đâu là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp năm 2025?

Không có câu trả lời duy nhất cho mọi doanh nghiệp. Việc lựa chọn giữa Microsoft Teams và Zoom phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động, nhu cầu sử dụng và hệ thống công nghệ sẵn có của mỗi tổ chức:

• Chọn Microsoft Teams nếu doanh nghiệp của bạn đã sử dụng Microsoft 365, cần cộng tác nội bộ chặt chẽ, quản lý công việc liên phòng ban, tích hợp tài liệu, email và muốn đồng bộ hóa toàn bộ hoạt động lên một nền tảng duy nhất.

• Chọn Zoom nếu bạn ưu tiên tổ chức hội nghị, webinar, đào tạo online, sự kiện quy mô lớn, hoặc thường xuyên giao tiếp với đối tác bên ngoài mà không yêu cầu họ cài đặt phần mềm phức tạp.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện đại đang kết hợp cả hai công cụ – sử dụng Microsoft Teams cho cộng tác nội bộ và Zoom cho hội thảo khách hàng, sự kiện hoặc đào tạo. Đây có thể là giải pháp linh hoạt, tận dụng tối đa ưu điểm của cả hai nền tảng trong kỷ nguyên làm việc số 2025.
Microsoft Teams và Zoom đều là những nền tảng mạnh mẽ, không ngừng cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của doanh nghiệp. Việc đánh giá đúng nhu cầu, hệ thống sẵn có và khả năng tích hợp sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp phù hợp, nâng cao hiệu suất và tạo lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh kỹ thuật số ngày càng khốc liệt.