CIO là gì? Giám đốc thông tin của Dropbox giải thích vai trò của mình.

Hầu hết các tổ chức lớn đều có bộ máy điều hành gồm những cá nhân nổi bật — giám đốc công nghệ thông minh và mọt sách, giám đốc tài chính kiểm soát hầu bao, giám đốc tiếp thị sáng tạo, giám đốc điều hành nắm quyền điều hành, v.v. 

Ít nổi tiếng hơn là Giám đốc thông tin, một vai trò đã thay đổi qua nhiều thập kỷ. Trước đây là chuyên gia công nghệ được chỉ định có nhiệm vụ "duy trì hoạt động", các CIO đã trở thành những người dự báo tìm kiếm các xu hướng công nghệ mới có thể mang lại cho tổ chức của họ lợi thế trong tương lai. Xu hướng đó phần lớn được thúc đẩy bởi sự di chuyển của hoạt động kinh doanh từ mạng tại chỗ sang các dịch vụ dựa trên đám mây, truyền thông không dây và thiết bị di động. 

Vai trò CIO nằm ở giao điểm giữa các yêu cầu kinh doanh, nhu cầu của người dùng và công nghệ nền tảng hỗ trợ toàn bộ công ty. Lập ngân sách và phát triển chính sách cũng là những kỹ năng chính trong vai trò này. 

Công ty tiên phong về công nghệ đám mây Dropbox tại San Francisco đã tuyển dụng CIO đầu tiên vào năm 2017 — Sylvie Veilleux, người đã lãnh đạo các nhóm CNTT, kỹ thuật và cơ sở hạ tầng tại Mozilla, Salesforce, Apple và nhiều công ty trụ cột khác tại Thung lũng Silicon trong suốt sự nghiệp lâu dài. 

Vậy vai trò của một CIO trong một tổ chức lớn, hiện đại như Dropbox là gì? Trong một cuộc phỏng vấn với Built In, Veilleux đã mô tả cách nhóm của cô thúc đẩy năng suất — một lĩnh vực trùng lặp với các sản phẩm mà Dropbox bán cho khách hàng — và duy trì hoạt động của công ty.

Điều gì đã thúc đẩy Dropbox tuyển dụng một CIO và bạn thấy hứng thú với vị trí nào?

Dropbox

Tôi rất thích làm việc tại các thương hiệu và công ty nổi tiếng trên toàn thế giới và Dropbox là một cơ hội tuyệt vời để giúp một công ty tăng trưởng cao mở rộng quy mô trước khi IPO cho đến nay. Ban đầu, tôi được đưa vào để xây dựng một nhóm giúp thúc đẩy tăng trưởng và hoàn thiện các công nghệ và dịch vụ kinh doanh nội bộ của chúng tôi. Đây là một cơ hội hiếm có, nơi tôi có thể xây dựng một tổ chức hướng tới tương lai, mà tôi gọi là "tổ chức CNTT của tương lai" và hợp tác chặt chẽ với các nhóm trong toàn doanh nghiệp.

Tại Dropbox, trách nhiệm của tôi rất đa dạng. Tôi đã tạo ra tổ chức CNTT tập trung đầu tiên, xây dựng các hệ thống tài chính và đưa ra thị trường quan trọng, thiết lập các chương trình quản trị chính, triển khai chiến lược và nền tảng dữ liệu và thông tin kinh doanh mới và triển khai các giải pháp tốt nhất cho nhân viên của chúng tôi.

Trước khi tham gia, tôi thấy Dropbox là người tiên phong trong danh mục “tệp, đồng bộ và chia sẻ” cho phép mọi người làm việc liền mạch hơn. Mọi người hiện vẫn nghĩ Dropbox là một thư mục chứa đầy tệp và nội dung, và chúng tôi đã nỗ lực xây dựng không gian làm việc thông minh đầu tiên trên thế giới, một danh mục công nghệ khác được thiết kế để giúp mọi người tập trung hơn bất kể họ làm việc ở đâu và như thế nào. Chúng tôi đã thực hiện điều đó bằng cách xây dựng một ứng dụng trung lập, nơi mọi người có thể sử dụng các công cụ mà họ yêu thích. 

“Cuối cùng, thành công của các sản phẩm của chúng tôi — được tạo ra bởi tất cả các nhóm kỹ thuật, sản phẩm và thiết kế — đều bắt nguồn từ sức mạnh của nền tảng sản phẩm bao gồm nền tảng mạng, phần cứng và trung tâm dữ liệu.”

Bộ phận CNTT trung bình chỉ chi 19 phần trăm ngân sách để xây dựng các năng lực mới. Làm thế nào để bạn cân bằng giữa đổi mới với nhu cầu thúc đẩy doanh thu và kiểm soát chi phí?

Tôi vô cùng tự hào về cách tổ chức CNTT đã phát triển và trưởng thành chỉ trong vài năm ngắn ngủi. Mọi thứ chúng tôi làm đều gắn chặt với các mục tiêu của công ty, song hành với việc cân bằng giữa đổi mới và xây dựng năng lực mới cho khách hàng và nhân viên của chúng tôi.

Trên thực tế, ngân sách CNTT được định hình sao cho chúng tôi có các nhóm phù hợp với cách chúng tác động đến tăng trưởng và lợi nhuận của công ty. Chúng tôi cũng đảm bảo rằng chúng tôi có đủ nguồn lực để thúc đẩy đổi mới đồng thời cải thiện hiệu quả hoạt động của mình.

Một phần của việc cho phép đổi mới là thiết lập một nền tảng và phân loại nhanh nhẹn, tạo ra sự minh bạch xung quanh những gì CNTT đang làm và cách nó phản ánh trở lại các mục tiêu của công ty. Tại bất kỳ thời điểm nào, chúng ta có thể hiểu được phân bổ đầu tư hiện tại của CNTT và khả năng cân bằng lại công việc của chúng ta khi cần thiết. 

Khi khám phá các công nghệ mới, làm thế nào để cân bằng giữa nhu cầu của kỹ sư phần mềm và kỹ sư phần cứng của Dropbox?

Cuối cùng, thành công của các sản phẩm của chúng tôi - được tạo ra bởi toàn bộ nhóm kỹ thuật, sản phẩm và thiết kế - bắt nguồn từ sức mạnh của nền tảng sản phẩm bao gồm nền tảng mạng, phần cứng và trung tâm dữ liệu.

Khi đầu tư vào công nghệ mới cho các kỹ sư, chúng tôi hướng đến năng suất, độ tin cậy và tốc độ.

Về mặt cơ sở hạ tầng, chúng tôi xây dựng các nền tảng phần mềm và phần cứng tích hợp đầy đủ cho các lĩnh vực như lưu trữ và chúng tôi cần tìm ra những giải pháp hiệu quả thúc đẩy hoạt động kinh doanh như ghi âm từ tính, màn hình ma trận chủ động, giao thức bưu điện, vải Clos, v.v.

Bạn đánh giá và kết hợp công nghệ mới vào doanh nghiệp hoặc sản phẩm của mình như thế nào? Hiện tại bạn đang chú ý đến những công nghệ nào?

Chúng tôi cho rằng có rất nhiều cơ hội để cải thiện trải nghiệm làm việc tại nhà, vì vậy chúng tôi sẽ tiếp tục tìm kiếm các công nghệ tốt nhất dành cho nhân viên và khách hàng của mình.  

Công việc của chúng tôi trong việc tạo ra Không gian làm việc thông minh giống như có một trợ lý tự động giúp bạn sắp xếp và ưu tiên thông tin bạn cần ngay tại thời điểm đó. Điều này mang lại trải nghiệm được cá nhân hóa có thể giúp mọi người loại bỏ sự lộn xộn.

Theo góc nhìn công nghệ nội bộ, SaaS nằm trong DNA của chúng tôi nên việc chúng tôi hướng đến công nghệ đám mây là điều tự nhiên. Các tổ chức CNTT đang áp dụng mạnh mẽ công nghệ đám mây và đạt được lợi ích nhanh hơn nhiều so với các đối tác không đầu tư nhiều vào SaaS.  

Tại Dropbox, CNTT có một nỗ lực chiến lược tập trung vào thứ mà tôi gọi là "quản lý SaaS ở quy mô lớn". Điều này bao gồm quản lý hành chính, bảo mật và chi phí theo cách hiệu quả và hiệu suất, cùng với quyền truy cập vào thông tin chi tiết để hiểu rõ hơn về năng suất và mức độ tương tác của nhân viên với các giải pháp SaaS mà họ đang sử dụng hoặc có quyền truy cập. Cũng giống như sản phẩm của mình, chúng tôi muốn giảm thiểu sự gián đoạn và tạo ra luồng công việc và sự tập trung lớn hơn cho nhân viên của mình.